Tugas Manajemen Proyek

PENGADAAN DAN PEMASANGAN SAILOR INMARSAT FLEET BROADBAND 250 PADA KAPAL MILIK  PT.PUSRI

(KM OTONG KOSASIH)

PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK

(PROJECT MANAGEMENT PLAN)

Penulis : Heriyanto group
Tanggal : 11 Juli 2010
Revisi Terakhir :
Referensi Dokumen :
Versi :


DAFTAR ISI

DOKUMEN KONTROL

RUANG LINGKUP (SCOPE)

Ruang Lingkup Proyek

TUJUAN

Tujuan Proyek

JADWAL PROYEK

Jadwal Proyek

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Peran dan Tanggung Jawab

MANAJEMEN KOMUNIKASI

Prencanaan Komunikasi (Communication Plan)

Persiapan Pertemuan (Meeeting)

LAMPIRAN A: PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)

  1. 1. Pertemuan / Rapat (Meeting)
  2. 2. Pelaporan (Reporting)

LAMPIRAN B:

  1. 1. Struktur Rincian Pekerjaan (Work Breakdown Structure)
  2. 2. Penugasan Tim Proyek (Project Team Assignment)
  3. 3. Jadwal Proyek (Project Schedule)
  4. 4. Rencana Anggaran Belanja Proyek


RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEK

Prosedur yang dilakukan untuk melakukan pengadaan

  1. Merencanakan harga alat
  2. Memberikan penawaran harga pada PT. Pusri
  3. Melakukan survey lapangan ke kapal
  4. Membeli Alat
  5. Melakukan pemasangan alat
  6. Instalasi dan pengetesan
  7. Pelatihan cara penggunaan alat

TUJUAN PROYEK

Tujuan

Tujuan dari proyek ini, ialah untuk meningkatkan fasilitas keselamatan dan keamanan jasa perhubungan laut PT Pusri.

Faktor Penentu Keberhasilan

Faktor –faktor penentu keberhasilan

  • Kerjasama team pemenang proyek
  • Kerjsama dengan pihak pemilik proyek

Keuntungan yang diharapkan

Keuntungan-keuntungan yang ingin diperoleh :

  • Secara kualitatif

meningkatkan fasilitas keselamatan dan keamanan jasa perhubungan laut PT Pusri.

  • Secara kuantitatif

Team mendapat keuntugan semaksimal mungkin dan memuaskan pihak PT Pusri

JADWAL PROYEK

Deskripsi task dan perkiraan waktu yang dibutuhkan.

No

Deskripsi Tugas / Pekerjaan (Task)

Durasi (Hari Kerja)

Mulai

Selesai

1 Perencanaan Pengadaan melalui Penyedia Barang/Jasa

1.1 Perencanaan Pengadaan melalui Penyedia Barang/Jasa

10

1 juni

10 juni

1.1.1 Pemaketan Pekerjaan

3

1 Juni

3 Juni

1.1.2 Jadual Pelaksanaan Pekerjaan

2

4 Juni

5 Juni

1.1.3 Biaya Pengadaan

2

6 Juni

7 Juni

1.1.4 Pelaksana Pengadaan

3

8 Juni

10 Juni

2 Pembentukan Panitia Pengadaan/Penunjukan Pejabat Pengadaan

5

11 Juni

15 Juni

3 Penetapan Sistem Pengadaan Yang Dilaksanakan Penyedia Barang/Jasa.

10

16 Juni

25 Juni

3.1 Penetapan Metoda Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

2

16 Juni

17 Juni

3.1.1 Metoda Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pemborongan/Jasa Lainnya

2

16 Juni

17 Juni

3.2 Penetapan Metoda Penyampaian Dokumen Penawaran

5

18 Juni

22 Juli

3.2.1 Metoda Satu Sampul

1

18 Juni

18 Juni

3.2.2

Metoda Dua Sampul

2

19 Juni

20 Juni

3.2.3 Metoda Dua Tahap

2

21 Juni

22 Juni

3.3 Penetapan Metoda Evaluasi Penawaran

3

23 Juni

25 Juni

3.3.1 Kriteria dan Tata Cara Evaluasi

1

23 Juni

23 Juni

3.3.2 Evaluasi Penawaran

2

24 Juni

25 Juni

4 Penyusunan Jadual Pelaksanaan Pengadaan

10

26 Juni

5 Juli

4.1 Jadual Pelaksanaan

10

26 Juni

5 Juli

5 Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri (HPS) / Owner Estimate

20

6 Juli

25 Juli

6 Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

15

26 Juli

9 Agst

6.1 Dokumen Pengadaan Barang/ Jasa Pemborongan/ Jasa Lainnya

15

26 Agst

9 Agst

7 Melaksanakan Pengadaan

15

10 Agst

24 Agst

8 Menyusun Kontrak

5

25 Agst

29 Agst

9 Melaksanakan Kontrak

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Peran dan Tanggung Jawab

  1. Pemimpin Proyek

1. Memimpin dan melaksankan kegiatan – kegiatan Proyek.

2. Bertanggung jawab baik dari segi keuangan maupun fisik dari

proyek yang dilaksanakan.

3. Menyusun organisasi proyek, uraian tugas dan tanggung jawab

serta personilnya.

4. Menerbitkan surat keputusan

5. Membuat rencana kerja

6. Pemimpin proyek bertanggung jawab langsung kepada Menteri

Perhubungan.

B. Bendaharawan Proyek

1. Bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan sesuai dengan

perundang – undangan yang berlaku

2. Bertanggung jawab kepada pemimpin proyek dengan

melakukan pembukuan yang dibantu staf bendaharawan

proyek.

3. Bekerja atas dasar peraturan pembendaharawan indonesia (ICW)

4. Bendaharawan proyek bertanggung jawab langsung kepada menteri

perhubungan.

  1. Tata Usaha Proyek

1. Menyelanggarakan tata usaha proyek secara tertib

2. mengkoordinir tugas staf tata usaha

  1. Staf Teknis

1. Memberikan saran kepada pemimpin proyek, berkaitan dengan hal

hal teknis operatif yang perlu dilaksanakan untuk memperlancar

kegiatan.

2. Mengumpulkan data proyek serta memeriksa dan meneliti

hambatan – hambatan yang terjadi

3. memberikan petunjuk kepada pemborong/rekanan atas pekerjaan

bila terjadi perubahan dari rencana.

E. Bendaharawan Materil

1. Melaksanakan kegiatan penyediaan perlengkapan  – perlengkapan

yang dibutuhkan oleh panitia.

2. Melaksanakan pemeriksaan, pencatatan, penyimpanan dan

pemeliharaan serta pendistribusian perlengkapan.

3. Membuat laporan secara kontinyu dengan ketentuan berlaku

4. bertanggung jawab langsung kepada pemimpin proyek.

MANAJEMEN KOMUNIKASI

Perencanaan Komunikasi

Team Advance mengadakan pertemuan untuk menentukan harga barang yang akan ditawarkan, menentukan jadwal dan setelah proyek selesai dilaksanakan team membuat laporan hasil kegiatan.

  1. 1. Persiapan Pertemuan (Meeting)
  1. Menentukan jadwal dan tempat pertemuan
  2. Mempersiapkan bahan/materi Kerja

Tanggal : 1 Juni 2010

Waktu : Pkl. 17.35 – 18.30

Tempat : Kampus Utama U206

Peserta : 6 orang

Dipimpin oleh : Heriyanto

Pembahasan Rapat meliputi hal-hal berikut :

1. Menetapkan susunan kepengurusan

2. Menetapkan format kegiatan atau penjadwalan kegiatan

Kesimpulan Rapat

  1. Disepakati Susunan organisasi sebagai berikut :
  • Pemimpin Proyek          : Heriyanyo
  • Bendaharawan Proyek : Asminah
  • Bendaharawan Materil : Irman Effendi
  • Staff Administrasi        : Evi yulia Ningsih
  • Staff Teknis                  : Ade Putra dan Arifin
  1. Proyek dimulai tanggal 1 Juni hingga Hingga 29 Agustus atau harus selesai dalam 90 hari.

2.Pertemuan Tim Proyek

Menentukan Pengadaan Barang/Alat

Tanggal : 1 Juli 2010

Waktu : Pkl. 17.35 – 18.30

Tempat : Kampus Utama U206

Peserta : 6 orang

Dipimpin oleh : Heriyanto

Pembahasan Rapat meliputi hal-hal berikut :

  1. Menentukan penawaran harga
  2. Menentukan tempat pembelian barang/alat

Kesimpulan Rapat

  1. Disepakati akan mengajukan harga barang/alat kepada PT Pusri sebesar Rp. 50.000.000,-
  2. Tempat Pembelian barang akan disesuaikan dengan kesepakan pengajuan harga.

LAMPIRAN A:

PERENCANAAN KOMUNIKASI

PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)

1. PERTEMUAN (MEETING)

JENIS PERTEMUAN

AGENDA

WAKTU

PENAGGUNG

JAWAB

PARTISIPAN

MASUKAN

KELUARAN

Manajemen
Pertemuan Pembukaan ü  Menetapkan susunan kepengurusan

ü  Menetapkan format kegiatan atau penjadwalan kegiatan

1 Juni 2010 Pimpro
Pertemuan Tim Proyek ü  Menentukan penawaran harga

ü  Menentukan tempat pembelian barang/alat

1 Juli 2010 Pimpro
Pertemuan Penutupan ü  Membuat laporan hasil kerja proyek 1 Agustus 2010 Pimpro

2. PELAPORAN (REPORT)

JENIS PELAPORAN

ITEM

WAKTU

PENANGGUNG

JAWAB

DISTRIBUSI

MASUKAN

KELUARAN

Laporan Kemajuan Proyek (Project Progress Report) Telah disetujui penawaran harga oleh PT Pusri sebesar Rp 50.000.000 -, 11 Juni 2010 Heriyanto

(Pimpro)

PT Pusri
Telah dilaksanakan Pembelian barang/atat berupa 1 set sailor inmarsat fleet broadband 250 19 Juni 2010 Heriyanto

(Pimpro)

Team Proyek
Status Acara / Agenda Pertemuan

(Status Meeting Agenda)

Pertemuan Pembukaan :

ü Menetapkan susunan kepengurusan

ü Menetapkan format kegiatan atau penjadwalan kegiatan

1 Juni 2010 Heriyanto

(Pimpro)

Team Proyek
Pertemuan Tim Proyek

ü  Menentukan penawaran harga

ü  Menentukan tempat pembelian barang/alat

1 Juli 2010 Heriyanto

(Pimpro)

Team Proyek
Hasil Laporan :

Membuat laporan hasil kerja proyek

1 Agustus 2010 Heriyanto

(Pimpro)

Team Proyek

LAMPIRAN C:

1. STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN :

STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN

(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

Nama Proyek : 6 Sekawan
Manajer Proyek : Heriyanto
Bidang : Pengadaan barang dan jasa

WBS

GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK

1. Survey lokasi pada kapal PT Pusri
1.1 Menentukan jenis alat yang sesuai
2 Instalasi
2.1 Melakukan Pemasangan alat
2.2 Melakukan pengetesan alat
3. Training
3.1 Melakukan pelatihan pada pegawai kapal PT Pusri

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama : Heriyanto Nama :

Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek

Tanggal : Tanggal :

2. PENUGASAN TIM PROYEK:

PENUGASAN TIM PROYEK

(PROJECT TEAM ASSIGNMENT)

Nama Proyek : 6 Sekawan
Bidang : Pengadaan Barang dan Jasa

Jabatan/Peranan

Tanggung Jawab & Wewenang

Nama

Pimpinan Projek
  1. Memimpin dan melaksankan kegiatan – kegiatan Proyek.
  2. Bertanggung jawab baik dari segi keuangan maupun fisik dari  proyek yang dilaksanakan.
  3. Menyusun organisasi proyek, uraian tugas dan tanggung jawab serta personilnya.
  4. Menerbitkan surat keputusan
  5. Membuat rencana kerja
  6. Pemimpin proyek bertanggung jawab langsung kepada Menteri Perhubungan.
Heriyanto
Bendaharawan Proyek
  1. Bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan sesuai dengan  perundang – undangan yang berlaku
  2. Bertanggung jawab kepada pemimpin proyek dengan melakukan pembukuan yang dibantu staf bendaharawan proyek.
  3. Bekerja atas dasar peraturan pembendaharawan indonesia (ICW)
  4. Bendaharawan proyek bertanggung jawab langsung kepada menteri perhubungan.
Asminah
Tata Usaha Proyek
  1. Menyelanggarakan tata usaha proyek secara tertib
  2. mengkoordinir tugas staf tata usaha
Evi Yulia Ningsih
Staf Teknis
  1. Memberikan saran kepada pemimpin proyek, berkaitan dengan hal hal teknis operatif yang perlu dilaksanakan untuk memperlancar kegiatan.
  2. Mengumpulkan data proyek serta memeriksa dan meneliti hambatan – hambatan yang terjadi
  3. memberikan petunjuk kepada pemborong/rekanan atas pekerjaan bila terjadi perubahan dari rencana.
Ade Putra

Arifin

Bendaharawan Materil
  1. Melaksanakan kegiatan penyediaan perlengkapan  – perlengkapan yang dibutuhkan oleh panitia.
  2. Melaksanakan pemeriksaan, pencatatan, penyimpanan dan pemeliharaan serta pendistribusian perlengkapan.
  3. Membuat laporan secara kontinyu dengan ketentuan berlaku
  4. bertanggung jawab langsung kepada pemimpin proyek.
Irman Effendi

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama : Heriyanto Nama :

Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek

Tanggal : Tanggal :

3. JADWAL PROYEK:

JADWAL PROYEK

Nama Proyek : 6 Sekawan
Manajer Proyek : Heriyanto
Bidang : Pengadaan Barang dan Jasa
Dibuat oleh              :    Manajer Proyek
Tanggal                   :    1 Juli 2010

WBS

Gugus Tugas (Task) Proyek

Durasi

Tanggal Mulai

Tanggal Selesai

Predecessor

1.1 Pengadaan dan pemasangan sailor inmarsat fleet broadband 250 pada kapal milik  pt.pusri (km otong kosasih)

90 hari

1 Juni 2010

29 Agustus 2010

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama : Heriyanto Nama :

Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek

Tanggal : 1 Juni 2010 Tanggal :

3. RENCANA ANGGARAN BELANJA PROYEK:

RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK

Nama Proyek : 6 Sekawan
Manajer Proyek : Heriyanto
Bidang : Pengadaan barang dan Jasa
Dibuat oleh              : Bendaharawan Materil
Tanggal                   : 2 Juni 2010

No

Gugus Tugas (Task) Proyek

Jumlah

Harga Barang (Rp)

PPN 10%

(Rp)

Biaya Lain2 (Rp)

Total per Task

(Rp)

1 Antenna unit

1

2 ABU unit

1

3 Kabel coaxial

1

4 Power Supply

1

Sub-Total:

PERENCANAAN TOTAL

50.000.000

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama : Usman Ependi Nama :

Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek

Tanggal : 1 Juli 2010 Tanggal : 1 Juli 2010

PERMINTAAN PENAWARAN

Kepada KREATIF ELEKTRINDO CV                           1L010  Inquiry           : 26088

Jl. Mata merah no.01 rt.02                                   PR No.                        : 41422

Kalidoni 30119

Palembang

Sumatera Selatan

Indonesia                                                           Tanggal                   : 15/05/2010

Phone : 0711 – 710850                                       Pelaksana                : Urusan PMU

Fax:0711-712862

E-mail:kreatif_elektrindo@g.mail.com

Harap Saudara dapat menawarkan Harga barang/material/Jasa yang kami perlukan sebagai berikut :

  1. 1.00 unit                Sailor Fleet broadband 250 terdiri dari

-          Antenna unit

-          ABU unit

-          Kabel coaxial

-          Power Supply

-          Petunjuk penggunaaan

-          Pemasangan dan training

Dokumen yg disiapkan untuk lampiran

  1. Permintaan dari PT PUSRI
  2. Permintaa dari kreatif ke PT.proyeksindo
  3. Jawaban dari proyeksindo
  4. Mengumpulkan berkas ke pt.pusri
  5. Hasil penunjukan langsung
  6. Pembayaran harga barang (kuitansi harga)
  7. Barang datang
  8. Survey lokasi
  9. Instalasi
  10. Training