Uhang Dihi
Anak Rantau

PENGOLAHAN DATA HELPDESK PERBAIKAN SISTEM INFORMASI DAN KOMUNIKASI PADA PT. PERTAMINA (PERSERO) REFENERY Unit III PLAJU PALEMBANG

Oleh : A.Yani Ranius, Imam Alfariez.

Abstrak : PT Pertamina RU III Plaju Palembang merupakan perusahaan instansi pemerintah yang bergerak dalam bidang pengolahan data yang sudah menggunakan sistem aplikasi yang diatur oleh Divisi IT. Sistem aplikasi Helpdesk ini digunakan untuk menyampaikan keluhan atau kerusakan tentang masalah IT. Selanjutnya menindaklanjuti segala kerusakan yang ada pada IT. Lalu memproses segala kerusakan yang diperbaiki oleh pihak teknisi IT. Setelah diperbaiki, para teknisi IT akan memberi laporan atau pemberitahuan ke dalam aplikasi helpdesk ini. Laporan kerusakan IT akan dilaporkan tiap bulan kepada Manager IT untuk melihat segala statistik jenis kerusakan yang terjadi di IT Area PT Pertamina RU III Plaju Palembang. Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis pengolahan data keluhan dan perbaikan sistem informasi dan komunikasi yang telah dilakukan secara terkomputerisasi menggunakan aplikasi Helpdesk perbaikan Sistem Informasi dan Komunikasi.

Kata kunci : Analisis Pengolahan Data Helpdesk  Perbaikan Sistem Informasi dan Komunikasi.

  1. PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

Pada saat ini perkembangan teknologi sangatlah pesat dan sangat diperlukan, ini semua hasil dari pemikiran manusia yang ingin maju dan berkembang. Salah satu karya manusia yang sangat canggih yaitu komputer. Perkembangan ilmu komputer pada saat ini sangatlah pesat apalagi pada zaman sekarang ini komputer sangat dibutuhkan. Karena mengingat teknologi komputer memegang peranan yang sangat penting untuk membantu proses aktivitas kerja instansi maupun perusahaan baik dari lembaga pemerintah maupun swasta. Dengan adanya alat bantu seperti komputer maka proses pengolahan data dan penyimpanan data dapat terselesaikan dengan baik dan menghemat waktu kerja dan tenaga para pegawai instansi pemerintah maupun swasta. sistem pengolahan data helpdesk perbaikan sistem informasi & komunikasi yang digunakan oleh PT Pertamina (persero) Plaju Palembang dengan Aplikasi Helpdesk Berbasis PHP dan Mysql.

1.2       Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka rumusan permasalahan pada penelitian ini adalah. “Bagaimana prosedur pengolahan data pada aplikasi helpdesk dan apa kendala yang terdapat pada pengolahan data tersebut sehingga diketahui tindakan perbaikan sistem informasi dan komunikasi?”

1.3       Tujuan Penelitian

Untuk memenuhi salah satu syarat agar dapat menyelesaikan Diploma III Fakultas Ilmu Komputer Program Studi Manajemen Informatika Universitas Bina Darma Palembang. Untuk Menganalisis Data keluhan dan tindakan perbaikan sistem informasi & komunikasi Menggunakan Aplikasi HelpdeskPerbaikan Sistem Informasi & komunikasi pada PT Pertamina RU III Plaju Palembang.

Diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam meningkatkan kinerja pegawai pada PT. Pertamina RU III Plaju Kota Palembang saat ini maupun yang akan datang.

1.4       Batasan Masalah

Agar pembahasan yang akan dilakukan lebih terarah dan tidak menyimpang dari permasalahan yang ada, maka dibatasi pembahasan hanya pada Analisis Aplikasi Pengolahan Data Helpdesk Perbaikan Sistem Informasi & Komunikasi pada PT Pertamina (persero) RU III Plaju Palembang menggunakan metode analisis PIECES.

1.5 Metode Analisis

Metode yang digunakan penulis untuk menganalisis Analisis Aplikasi Pengolahan Data Helpdesk Perbaikan Sistem Informasi dan Komunikasi pada PT.Pertamina  RU III Plaju Palembang adalah metode PIECES menurut Al Fatta (2007:51).

Yang terdiri dari :

  1. Performance (Kinerja)
  2. Information (informasi)
  3. Economi (ekonomis)
  4. Security (keamanan)
  5. Efficiency (efisiensi)
  6. Service (pelayanan)

2. METODOLOGI PENELITIAN

1.Lokasi penelitian

Lokasi penelitian dilakukan penulis di di PT. Pertamina (PERSERO) RU III Plaju Palembang yang berlamat di JL Beringin No. 1. Komperta Plaju Palembang. Yang di mulai pada tanggal 1 maret sampai dengan 30 April 2012.

2. Waktu penelitian

Penelitian yang dilakukan oleh penulis  dimulai pada tanggal 19 Maret sampai dengan 21 Mei 2012 dari jam 08.00 WIB s/d 15.30 WIB.

3.Metode Pengumpulan Data

Data Primer / Penelitian Lapangan

Yaitu data pokok atau utama yang diperoleh secara langsung dari objek yang diteliti yaitu Kepala Bidang dan para Pegawai serta untuk mengetahui data Helpdesk, PT. Pertamina RU III Kota Plaju Palembang khususnya Bidang IT Area PT. Pertamina RU III Plaju Palembang.

Data Sekunder / Data Kepustakaan

Yaitu data pendukung atau tambahan yang diperoleh dengan cara mempelajari buku-buku dan tulisan-tulisan yang ada hubungannya dengan masalah yang akan dibahas baik dari buku referensi maupun internet.

2.1.1     Analisis

Menurut Febrian (2007 : 29), analisis adalah tahap pertama dimana sistem engineering menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembuatan atau pengembangan sistem dalam bidang komunikasi dan komputerasi.

Dari definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa analisis adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka.

2.1.2    Aplikasi

Menurut Sutabri (2005 : 21), Aplikasi adalah sebuah program yang ditulis untuk atau oleh pengguna yang sesuai dengan kebutuhan-kebutuhannya. jenis tugas atau pekerjaan yang dilakukan suatu program atau sistem komputer.

2.1.3 Pengolahan Data

Menurut Kristanto (2007 : 8), Pengolahan Data adalah waktu yang di gunakan untuk mengambarkan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan. semakin banyak data dan kompleksnya aktivitas pengolahan data dalam suatu organisasi, baik itu organisasi besar maupun organisasi kecil, maka metode pengolahan data yang tepat sangat dibutuhkan.

2.1.4 Data

Menurut Febrian (2007 : 129), Data merupakan fakta, atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, kata-kata, angka-angka, huruf-huruf, atau atau simbol-simbol yang menunjukkan suatu ide, objek, kondisi, atau situasi dan lain-lain.

Menurut Sutabri (2005 : 24), Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian serta merupakan suatu kesatuan yang nyata dan merupakan suatu bentuk yang masih mentah yang belum dapat becerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model untuk menghasilkan informasi.

Dari beberapa definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa data adalah sesuatu yang belum memiliki arti yang diangkat dari suatu kejadian dan masih diperlukan pengolahan lebih lanjut agar dapat memberikan arti berupa informasi.

2.1.5 Helpdesk

Helpdesk adalah sebuah departemen atau bagian dalam perusahaan yang melayani atau menanggapi pertanyaan teknis pengguna. helpdesk digunakan untuk menjawab pertanyaan client. Pertanyaan dan jawaban dapat disampaikan melalui telepon, email, web atau fax. Bahkan ada software helpdeskyang membuat orang lebih mudah untuk menjalankan helpdesk dengan cepat untuk menemukan jawaban yang bersifat umum.

(http://www.webpcwebipedia.com akses tanggal 30 april 2012)

Berdasarkan definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa helpdesk merupakan sebuah bagian atau program aplikasi dalam perusahaan yang menangani pertanyaan dan keluhan, baik dari pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan dengan menyediakan informasi serta solusi yang diperlukan.

2.1.6 Service

Menurut Ahman Sutardi dan Endang Budiasih, Service adalah setiap kegiatan yang diperuntukkan atau ditujukan untuk memberikan kepuasan melalui pelayanan yang diberikan seseorang secara memuaskan.

Berdasarkan definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa service adalah suatu kegiatan yang terjadi atau urutan kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung antara seseorang dengan orang lain atau mesin secara fisik, dan menyediakan kepuasan pelanggan.

(http://carapedia.com/pengertian_definisi_service_info2099.html akses tanggal 30 april 2012)

2.1.7 Sistem Informasi

Menurut Supriyanto (2005 : 243), Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi, yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transkasi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.1.8 Komunikasi

Menurut (William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty), Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Purwanto (2003 : 1).

Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan yang dapat berupa pesa informasi, ide, emosi, keterampilan, dan sebagainya melalui simbol atau lambang yang dapat menimbulkan efek berupa tigkah laku yang dilakukan dengan media-media tertentu.

2.1.9    Metode PIECES

Metode yang digunakan penulis untuk menganalisis Sistem Informasi Pegawai pada Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Data Pegawai Kota Palembang adalah metode PIECES menurut Al Fatta (2007:51).

Metode PIECES terdiri dari :

  1. Performance (Kinerja), adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu sistem. Sistem yang dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi dan waktu tanggap yang memadai untuk kebutuhan manajemen.
  2. Information (informasi), adalah laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi merupakan hal yang tidak kalah penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen akan merencanakan langkah-langkah selanjutnya.
  3. Economi (ekonomis), adalah penilaian sistem dalam pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan menigkatkan keuntungan perusahaan. Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan perawatan. Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan.
  4. Security (keamanan), yaitu sistem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan, misalnya dengan membuat back up data. Selain itu sistem keamanan juga harus dapat mengamankan data dari akses yang tidak diijinkan, biasanya dilakukan dengan passwordterutama pada form aplikasi dan database-nya.
  5. Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum.
  6. Service (pelayanan), adalah untuk memecahkan masalah pelayanan khusus, memanfaatkan sebaik-baiknya peluang untuk meningkatkan pelayanan atau memenuhi petunjuk dari pimpinan.

2.2      Sistem yang Sedang Berjalan

Adapun proses pengolahan data yang diadopsi pada IT RU III PT Pertamina (persero) Plaju Palembang dimulai dari menyampaikan segala kerusakan dengan langkah melakukan helpdesk perbaikan, selanjutnya ditindak lanjutkan oleh pihak teknisi guna memperhatikan segala kerusakan yang ada pada IT Area Pertamina Plaju RU III Palembang. setelah diperbaiki, teknisi terkait akan memberikan laporan atau pemberitahuan ke dalam aplikasi helpdesk ini. Laporan kerusakan IT akan dilaporkan tiap bulan kepada Manager IT untuk melihat segala statistik jenis kerusakan yang terjadi di IT Area RU III PT. Pertamina RU III Plaju Palembang. Berikut ini adalah bagan proses pengolahan data helpdesk pebaikan sistem informasi dan komunikasi:

Dari Penjelasan diatas, dimana terdapat langkah-langkah untuk memproses segala kerusakan yang ada pada IT lalu menindaklanjuti segala kerusakan IT yang akan diperbaiki oleh pihak teknisi IT, teknisi IT akan memberikan laporan atau pemberitahuan ke dalam aplikasi helpdesk ini. Laporan kerusakan IT akan dilaporkan pada tiap bulan kepada Manager IT Area RU III Pertamina Plaju.

3.HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Adapun yang mendukung proses komputerisasi dalam pengolahan data helpdesk perbaikan sistem informasi dan komunikasi pada IT Area RU III PT. Pertamina Plaju Palembang sebagai berikut :

Adapun komponen-komponen tersebut adalah :

  1. 1. Hardware (Perangkat Keras)

Hardware terdiri dari tiga bagian yaitu, Input device, processing device dan output device, IT Area RU III Plaju Palembang khususnya ruangan Divisi IT  telah memiliki Sembilan  buah personal komputer lengkap dengan perangkat keras dengan komponen –komponen sebagai berikut :

a. Processor Intel Pentium Dual core

b. Memory (RAM) 2 GB DDR2

c. Monitoring Dell LCD

d. Mouse

e. Keyboard

f.Printer Cannon MP258 Series

  1. 2. Software (Perangkat Lunak)

Adapun Software (perangkat lunak) yang biasa digunakan dalam pengolahan data helpdesk perbaikan sistem informasi dan komunikasi adalah sebagai berikut:

1.Windows 7 (seven) Professional sebagai sistem operasi.

2.PHP sebagai bahasa pemprograman.

3.Macromedia Dreamweaver 2004 sebagai web editor.

  1. PHP Triad sebagai database server.

5. Mozilla Firefox sebagai web browser.

3. Brainware (Pengguna)

Divisi IT khususnya Bagian Pengolahan Data Helpdesk memiliki  sepuluh pegawai yaitu Asisten manager operasi komputer, Asisten data operasi center, Asisten Aplikasi Pendukung, Asisten PC dan Multimedia Pendukung, Pemeriksa barang, Administrasi Inventaris dan Operator Komputer. Untuk user di Bagian Perlengkapan ada satu orang yaitu Asisten Aplikasi pendukung yang bertugas dalam penginputan dan pengolahan data helpdesk yang diinput oleh user dari semua IT Area RU III PT. Pertamina Plaju Palembang, yang terdiri dari semua jaringan kerja IT Area RU III PT. Pertamina Plaju Palembang.

3.2       Analisa Sistem / Aplikasi yang Sedang Berjalan

Berdasarkan data yang diperoleh dan dikumpulkan dari penelitian di IT Area PT. Pertamina RU III Plaju Palembang khususnya bidang AplikasiHelpdesk, maka penulis menganalisis suatu sistem yang biasanya digunakan dalam aktifitas kerja. Kemudian dalam pembahasan ini penulis akan menjelaskan mengenai hasil dari analisis penulis, yang berupa tampilan dari aplikasi Helpdesk tersebut, bagaimana cara menjalankan aplikasiHelpdesk dalam mengolah data Helpdesk dengan menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Effisiency, Security, Service). Berikut analisisnya:

1. Analisis Kinerja (Performance)

Performance Adalah kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu system. Berdasarkan analisis data kinerja yang  diperoleh melalui wawancara, maka dapat diukur dari waktu tanggap, jika user menginput data dan menyimpannya maka secara otomatis akan tersimpan oleh sistem, dan langsung dapat dilihat dan dicetak bila sewaktu-waktu diperlukan.

2. Analisis Informasi (information)

Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi merupakan hal yang tidak kalah penting karena dengan informasi.

3. Ekonomi (Economy)

Economy adalah penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan meningkatan keuntungan perusahaan. Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan perawatan. Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan.

4. Analisis Keamanan (Security)

Sitem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan, misalnya dengan membuat back up data. Selain itu sistem keamanan juga harus dapat mengamankan data dari akses yang tidak diijinkan, biasanya dengan memberi password pada form aplikasi dan database.

5. Analisis Efisiensi (Eficiency)

Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia seperti manusia, waktu, uang, peralatan, ruang, dan keterlambatan pengolahan data.

6. Analisis Layanan (Service)

Perkembangan organisasi dipicu peningkatan pelayanan yang lebih baik. Peningkatan pelayanan terhadap sistem yang dikembangkan akan memberi :

  1. Akurat dalam pengolahan data.
  2. Kehandalan terhadap konsistensi dalam pengolahan input dan outputnya serta kehandalan dalam menangani pengecualian.
  3. Kemampuan menangani masalah yang di luar kondisi normal.
  4. Sistem mudah pakai.

Kelebihan  dan Kekurangan dari Aplikasi Helpdesk

1. Performence

Dalam sebuah sistem terdapat throughput dan response time yang sudah  maksimal dan semua proses data dilakukan tidak menggunakan waktu yang lama karena sudah menggunakan sistem komputerisasi.

2. Information

Sistem ini sudah akurat dalam pengolahan dan pengaksesannya, relevan dalam penyajian dan tepat waktu dalam penyampaiannya. Karena data perwatam dan perbaikan  ini sudah tersimpan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan yang ada yaitu dengan menggunakan sistem AplikasiHelpdesk.

3. Economy

Dengan adanya sistem ini dalam analisis, ekonomi sudah memberikan penghematan operasional dan peningkatan keuntungan perusahaan, sistem ini  menggunakan biaya yang tidak begitu besar dan waktu yang digunakan sudah efisien karena beban kerja lebih sedikit.

  1. Control

Pengaksesan dan keamanan data dalam sistem ini sudah efisien dan dapat terjamin dari gangguan internal maupun eksternal.

  1. 5. Service

Tingkat pelayanannya sudah baik karena dalam pengolahan dan pengaksesan data bisa langsung dibuka jika sewaktu-waktu akan dibutuhkan.

2. Kekurangan

Adapun kekurangan dari hasil analisis PIECES dalam proses pengolahan data Aplikasi Helpdesk perbaikan sistem informasi dan komunikasi Pertamina  sebagai berikut:

  1. Effisiensi

Penggunaan dalam sumber daya manusia belum begitu efisien karena masih dibutuhkan 2 orang untuk mengelola data Helpdesk perbaikan, Jika yang satu berhalangan seperti sakit atau urusan keluarga maka proses sistem tersebut menjadi lambat.

3.3 Usulan Sistem Baru

Setelah penulis mempelajari dan menganalisis masalah yang terjadi, maka penulis menyimpulkan pengolahan data helpdesk perbaikan sistem informasi dan komunikasi pada IT Area RU III PT Pertamina Plaju Palembang yang sedang berjalan yaitu pada pelayanan pengisian informasi kerusakan hanya bisa dilakukan oleh karyawan bagian sistem informasi dan komunikasi saja. Sebaiknya informasi kerusakan bisa dilakukan oleh karyawan yang mengalami kerusakan dan ditanggapi oleh bagian sistem informasi dan komunikasi. Selanjutnya adalah pengaksesan data helpdesk hanya bisa dijalankan di portal intranet.

4.1             KESIMPULAN DAN SARAN

Dari uraian dan pembahasan yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa :

  1. Pada setiap bagian kantor PT.Pertamina memiliki jarak kantor yang jauh dari kantor Sistem Komunikai dan Informasi (SI&K), sehingga jika ada permasalahan yang terjadi para karyawan akan menghubungi bagian Sistem Informasi dan Komunikasi untuk penanganan permasalahan yang terjadi, bagian Sistem Informasi dan Komunikasi tidak selalu ada ditempat, dengan permasalahan ini akan mempengaruhi tingkat kinerja karyawan.
  2. Aplikasi Helpdesk dapat menjadi alternatif lain dalam penyampaian permasalahan yang terjadi di PT. Pertamina (persero) RU III Plaju sehingga dalam pemrosesan data Helpdesk akan lebih efektif dan efisien.

3.    Aplikasi Helpdesk PT.Pertamina (Persero) RU III, Plaju yang dibuat menggunakan script PHP sehingga memungkinkan membuat halaman webyang menunjang adanya suatu penyimpanan data mempunyai database MySQL.

4.2 Saran

Dari kesimpulan diatas, penulis ingin memberikan saran yang akan dijadikan sebagai bahan masukan yang bermanfaat bagi PT.Pertamina (persero) RU III Plaju khususnya dibagian Sistem komunikasi dan Informasi (SI&K), penulis memberikan saran sebagai berikut :

  1. Diperlukan sosialisasi, evaluasi, dan guna memperkenalkan sistem Helpdesk dan mengetahui kelebihan dan kelemahan sistem yang telah berjalan serta yang paling penting selalu melakukan perubahan kearah yang lebih baik lagi.
  2. Aplikasi Helpdesk ini sangat diharapkan kedepannya bisa dimanfaatkan dengan maksimal, dan memperbaiki semua kekurangan yang ada pada aplikasi ini,  Agar semua kekurangan dapat diperbaiki kembali
  3. 3. Diharapkan bagi setiap karyawan PT. Pertamina (Persero) RU III Plaju dapat memanfaatkan Aplikasi Helpdesk ini dengan baik sebagai alternatif dalam penyampaian semua permasalahan yang terjadi pada peralatan  yang beroperasi di PT. Pertamina (Persero) RU III  Plaju.

DAFTAR RUJUKAN

Referensi Buku

Al- Fatta, Hanif.  2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Febrian, Jack. 2007. Kamus Komputer dan Teknologi Informasi. Bandung: Informatika.

Kristanto, Andri. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media.

PT. Pertamina RU III Plaju Palembang yang Beralamat di Jl. Beringin No. 1. Komperta Plaju Palembang

Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.

Supriyanto, Aji. 2007. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Salemba Infotek.

Sutabri, Tata. 2005. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi Offset.

Leave a Comment