. .

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA BAGI PERGURUAN TINGGI SWASTA (STUDI KASUS UNIVERSITAS BINA DARMA)

Kurniawan
Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Darma
Jl. Jenderal A. Yani No. 12 Palembang Telp. (0711) 515679
e-mail : kurniawan@mail.binadarma.ac.id

Abstrak

Instrumen Standar 4 Akreditasi Perguruan Tinggi mengungkapkan bahwa Perguruan tinggi harus mempunyai sistem pengelolaan sumberdaya manusia yang lengkap sesuai dengan kebutuhan perencanaan dan pengembangan. Sumberdaya manusia perguruan tinggi adalah dosen, pustakawan, laboran, teknisi, tenaga administrasi, dan tenaga pendukung yang bertanggung jawab atas pencapaian sasaran mutu keseluruhan program tri darma perguruan tinggi. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah konsep tentang pemanfaatan pengembangan Teknologi Informasi dan karakteristik informasi untuk mengelola secara efektif dari fungsi dan aplikasi manajemen sumber daya manusia. Karakteristik informasi yang dimaksud haruslah berkualitas dengan memenuhi 3 faktor yaitu relevansi dimana sebuah informasi benar-benar berguna bagi suatu tindakan keputusan, tepat waktu dimana informasi datang pada saat dibutuhkan sehingga bermanfaat untuk pengambilan keputusan, dan akurasi dimana informasi bebas dari kesalahan. Oleh karena itu bagi perguruan tinggi sangat dituntut untuk melakukan dan mengembangkan pengelolaan data yang baik dan benar terhadap sumber daya manusia. Metodologi analisa dan perancangan dilakukan dengan menggunakan pendekatan object oriented analysis and design (OOAD) yang mengakomodir beberapa aktor diantaranya personalia, dosen, LPPM, dan pimpinan serta bagian-bagian yang terkait dalam sistem diantaranya staf EPSBED, Koordinator Perhitungan Kinerja Dosen dan Karyawan. Dari hasil penelitian mengungkapkan bahwa dengan sistem informasi ini dapat mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM serta dapat mendukung pengambilan keputusan dengan penyediaan informasi melalui media teknologi informasi secara cepat, tepat, akurat, dan terintegrasi.

Kata Kunci : sumber daya manusia, teknologi informasi, akreditasi

Download Jurnal/Prosiding

1. PENDAHULUAN
Teknologi informasi sudah menimbulkan efek yang baik untuk mendorong percepatan di berbagai bidang. Universitas Bina Darma (UBD) merupakan salah satu perguruan tinggi swasta di Palembang yang saat ini memiliki visi yaitu menjadi universitas berstandar internasional berbasis teknologi informasi tahun 2025 dalam menjalankan tri darma perguruan tinggi sejak tahun 1994 telah memanfaatkan teknologi informasi seperti sistem informasi akademik baik secara offline maupun online. Dampak dari pemanfaatan ini telah terciptanya kecepatan informasi dan integrasi data antar civitas akademik mulai dari mahasiswa, dosen, administrasi, sampai ke level manajemen yaitu ketua program studi, dekan, wakil rektor, dan rektor. Namun untuk Instrumen Standar 4 Akreditasi Perguruan Tinggi yang mengungkapkan bahwa Perguruan tinggi harus mempunyai sistem pengelolaan sumberdaya manusia yang lengkap sesuai dengan kebutuhan perencanaan dan pengembangan, UBD belum memanfaatkan teknologi informasi untuk pengolahan data SDM dan penunjang lainnya sehingga belum dapat terintegrasi dengan baik. Sumberdaya manusia perguruan tinggi yang dimaksud meliputi dosen, pustakawan, laboran, teknisi, tenaga administrasi, dan tenaga pendukung yang bertanggung jawab atas pencapaian sasaran mutu keseluruhan program tri darma perguruan tinggi.

Pengolahan data SDM UBD dilaksanakan oleh Bagian TU/Personalia dimana data yang diolah adalah rekam jejak kinerja akademik dosen dan kinerja tenaga kependidikan meliputi data sertifikasi dosen, data pendidikan dan pelatihan, data seminar ilmiah/lokakarya/penataran/workshop, sk pengajaran, serta data surat tugas untuk kegiatan tertentu seperti surat tugas belajar, surat tugas pelatihan dan lain sebagainya. Data-data ini sangatlah dibutuhkan terhadap administrasi pengembangan universitas dalam rangka pemantauan dan keberhasilan maupun sebagai ukuran kinerja karyawan dan dosen. Pada prosesnya data-data tersebut pada saat dibutuhkan dengan informasi tertentu misalnya statistik dosen dan karyawan, rekap penelitian/seminar ilmiah/lokakarya/penataran/workshop harus dilakukan secara manual, disamping itu juga bagian ini sulit memantau masa surat keterangan (SK) bagi dosen atau karyawan untuk proses pengangkatan lebih lanjut padahal dengan dukungan teknologi informasi proses pengambilan keputusan dapat diberikan secara cepat, tepat dan akurat. Dan dengan informasi yang demikian, pimpinan dapat gambaran yang komplek dan spesifik dari suatu keputusan yang akan dirumuskan. Keputusan pun akan efisien dari aspek waktu karena data dapat diakses secara instan.

Selain hal-hal di atas, bagian TU/Personalia belum memiliki arsip daftar pendidikan, penelitian, pengabdian, pelatihan, dan data pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja serta pengambilan cuti secara komputerisasi yang tersimpan ke dalam database, namun data-data ini tersedia dalam bentuk arsip kertas yang disimpan ke dalam lemari arsip. Dampak dari pelaksanaan ini, penyediaan laporan sangat lambat, butuh perekapan secara berulang-ulang karena data tidak dapat diakses secara instan. Dari proses penelitian juga Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat (LPPM) UBD merasa kesulitan mengumpulkan data penelitian dosen dan hasil penelitian ini juga ada kaitannya dengan pelaporan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) tentang transaksi publikasi dosen.

Salah satu sistem informasi terpenting pada universitas selain sistem informasi akademik adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resources Information System (SISDM/HRIS). Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Dan menurut kesimpulan Rosidi (2007:10) dengan teknologi komputer memungkinkan organisasi mengkombinasikan data dan informasinya dalam lokasi-lokasi pusat secara efisien yang dinamakan database, dan kemudian membuatnya tersedia untuk penggunaan oleh orang lain tanpa melihat lokasinya, dan ketika database ini mengandung data dan informasi untuk mengatur sumber daya manusia, maka hal ini yang dinamakan sistem informasi sumber daya manusia (HRIS).

Oleh karena itu dengan sistem informasi ini diharapkan dapat mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM serta dapat mendukung pengambilan keputusan dengan penyediaan informasi melalui media teknologi informasi secara cepat, tepat, akurat, dan terintegrasi.

2. TINJAUAN PUSTAKA
Hal-hal yang dapat diungkapkan dalam Borang Akreditasi Program Studi dan Institusi di Standar 4 antara lain: (a) sistem seleksi/perekrutan, penempatan, pengembangan, retensi, dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan, (b) sistem monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja akademik dosen dan kinerja tenaga kependidikan, (c) data dosen tetap dan tidak tetap serta tenaga kependidikan, (d) kegiatan dosen dalam seminar ilmiah/lokakarya/penataran/workshop/pagelaran/pameran/peragaan, dan (e) pencapaian prestasi/reputasi dosen (pendidikan/pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat.

McLeod (2001: 524) mengungkapkan sistem konseptual yang digunakan dalam mengelola personil disebut sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system/HRIS). Sistem konseptual ini juga dijelaskan oleh Kovach (2002) yang menganggap bahwa Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah konsep tentang pemanfaatan pengembangan Teknologi Informasi (TI) dan karakteristik untuk mengelola secara efektif dari fungsi dan aplikasi Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM). Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia haruslah berkualitas dengan memenuhi 3 (tiga) faktor yang diuraikan oleh Burch dan Brudnitski dalam Kadir, et.all (2003: 546) yaitu (1) relevansi, dimana sebuah informasi benar-benar berguna bagi suatu tindakan keputusan yang dilakukan oleh seseorang, (2) tepat waktu, dimana informasi datang pada saat dibutuhkan sehingga bermanfaat untuk pengambilan keputusan, dan
(3) akurasi, dimana informasi bebas dari kesalahan. Disamping itu juga HRIS dianggap sebagai prosedur yang sistematis untuk mengumpulkan, menyimpan, memelihara, dan memulihkan data yang diperlukan oleh organisasi tentang sumber daya manusia mereka, aktivitas personil dan karakteristik organisasi. Prosedur yang sistematis inilah yang biasa dilakukan dalam proses pengolahan basisdata (database). Data-data dalam kegiatan utama SDM dalam memenuhi tanggungjawabnya yang tergambar dalam fungsi HRIS dapat dilihat pada Gambar 1 berikut.

mcleod_hris

Gambar 1. Fungsi SDM Memudahkan Arus Sumber Daya Personil

Dari Gambar 1 di atas dapat diuraikan sebagai berikut:

  1. Perekrutan dan penerimaan (recruiting and hiring). SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
  2. Pendidikan dan pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
  3. Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
  4. Penghentian dan admistrasi tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak. (McLeod, 2004: 474-475).

Loudon (2005: 66-67) mengilustrasikan sebuah sistem sumber daya manusia untuk pencatatan karyawan dapat dilihat pada Gambar 2. Sistem ini menetapkan basis data karyawan misalnya nama karyawan, usia, jenis kelamin, status perkawinan, alamat, latar belakang pendidikan, gaji, titel pekerjaan, tanggal masuk kerja, dan tanggal keluar. Sistem ini dapat menghasilkan beragam pelaporan, misalnya daftar karyawan yang baru saja dikontrak, karyawan yang berhenti kerja atau absen, kelompok karyawan berdasarkan kategori jenis pekerjaan atau tingkat pendidikan, atau berdasarkan evaluasi kinerja. Sistem seperti ini dirancang untuk menghasilkan data bagi kepentingan pemerintah atau untuk kepentingan perusahaan lainnya.

laudon_hris

Gambar 2. Sistem pencatatan data karyawan

3. METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode terapan (action research). Metode ini merupakan metode penelitian yang bertujuan mengembangkan keterampilan-keterampilan baru atau cara pendekatan baru dan untuk memecahkan masalah dengan penerapan langsung di dunia kerja atau dunia aktual lainnya. Metode analisis yang digunakan pada penelitian ini adalah metode Object Oriented Analysis (OOA) menurut Coad dan Yourdon dalam Hariyanto (2004:382-383) yaitu pemodelan use-case dan pemodelan struktur. Sedangkan metode perancangan yang digunakan yaitu perancangan sistem dan perancangan rinci, yang meliputi perancangan objek. Sebagai alat yang digunakan untuk mengukur implementasi sistem yang dibangun menggunakan metode kuisioner. Validitas yang dipergunakan dalam alat ukur penelitian ini adalah validitas isi (content validity) yaitu bahwa butir-butir pertanyaan disusun sesuai dengan definisi dari variabel-variabel yang akan diukur.

Berikut adalah daftar pertanyaan mengukur kepuasan user:
1) Kemudahan Penggunaan Program ?
2) Apakah Desain Interface ?
3) Keakuratan informasi yang diberikan ?
4) Aplikasi dapat memenuhi kebutuhan perusahaan?
5) Bahasa yang digunakan dalam aplikasi?
6) Error Handling (Penanganan Kesalahan) ?
Penentuan skor dalam penelitian ini berdasarkan skala ordinal, dimana pengukuran dilakukan dengan mengajukan pertanyaan kepada responden dan kemudian responden diminta untuk memberikan jawaban sebagai berikut: 1 = Sangat Buruk, 2 = Buruk, 3 = Sedang/cukup, 4 = Baik, 5 = Sangat baik.

Berdasarkan hasil wawancara terhadap kebutuhan pengguna dapat diinventarisir kebutuhan sistem yang akan dibangun dapat dilihat pada Tabel 1 berikut.

Tabel 1. Kebutuhan Sistem

No

Bagian/ Unit Kerja

Kebutuhan Sistem

1 Personalia
  1. Adanya proses penyimpanan data perekrutan yang meliputi proses pendataan pelamar, wawancara, dan psikologi.
  2. Adanya informasi tentang statistik dosen dan karyawan meliputi statistik berdasarkan pendidikan, jenis kelamin, golongan, jabatan akademik, program studi, ikatan kerja, dan status kondisi bekerja.
  3. Informasi KTP dosen dan karyawan yang masa berlakunya dapat secara mudah diketahui dan data copy-nya dapat diperoleh dengan cepat.
  4. Informasi dosen/karyawan yang mengambil cuti
  5. Informasi nomor telpon dosen dan karyawan yang update.
  6. Informasi dosen yang belum memiliki NIDN
  7. Informasi dosen yang sudah memiliki sertifikasi dosen.
  8. Informasi peringatan SK habis masa berlaku
  9. Adanya proses pendataan mutasi yang jelas dan informasi yang tepat.
  10. Data dan informasi tri darma perguruan tinggi meliputi pendidikan, pengajaran, dan pelatihan dosen.
  11. Informasi riwayat hidup dosen atau karyawan.
2 Dosen
  1. Dapat mengakomodir data-data pribadi dan data keluarga
  2. Dapat mengakomodir data tri darma perguruan tinggi meliputi pendidikan, pengajaran, penelitian, pengabdian, dan unsur penunjang sehingga dapat dijadikan sebagai database dalam penyusunan penetapan angka kredit dosen (jenjang jabatan akademik)
3 LPPM Dapat menginventarisir dan mengakomodir data-data penelitian dan pengabdian
4 Pimpinan(Wakil Rektor, Dekan, Ketua Program Studi)
  1. Informasi riwayat dosen dan karyawan
  2. Informasi daftar penelitian dosen
  3. Informasi dosen yang memiliki sertifikasi dosen
  4. Informasi dosen dan karyawan yang mengambil cuti baik cuti tahunan, melahirkan, pernikahan, dan cuti studi.
  5. Informasi statistik dosen meliputi data berdasarkan pendidikan, golongan, jenis kelamin, jenjang jabatan akademik, status kerja (tenaga pengajar, balon, calon, dan dosen tetap)
  6. Informasi statistik karyawan
  7. Informasi pelamar kerja
  8. Informasi wawancara dan psikologi.

Adapun aktor yang berperan dalam sistem ini yaitu bagian TU/Personalia, Dosen, Pimpinan (Rektor/Wakil Rektor/Dekan/Ketua Program Studi), Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat (LPPM). Sedangkan use-case pada sistem ini dapat dijelaskan sebagai berikut:

   Send article as PDF   

2 Responses to SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA BAGI PERGURUAN TINGGI SWASTA (STUDI KASUS UNIVERSITAS BINA DARMA)

  1. Pingback: Kurniawan Zaini » SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI DIKANTOR KEHUTANAN PRABUMULIH DENGAN MENGGUNAKAN METODE RAD (RAPID APPLICATION DEVELOPMENT)

  2. ilham maulanan says:

    sangat menarik

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *