MENGAMANKAN DOKUMEN DENGAN
INFORMATION RIGHT MANAGEMNT (IRM)
Teknologi IRM dipelopori oleh Microsoft dan bisa didapatkan melalui produk Microsoft Office 2007 (ataupun 2003). Teknologi ini dibuat untuk membantu organisasi dan pegawai untuk mengatur informasi-informasi elektronik yang sensitif dengan cara menyatakan ijin akses dan penggunaan dokumen dan pesan (email).
IRM merupakan teknologi di tingkatan file yang persisten dari Microsoft yang menggunakan ijin dan otorisasi untuk mencegah dokumen sensitif dari pencetakan, pengkopian, atau pengiriman kembali (forward) dari orang yang tidak berhak. Sekali ijin diterapkan, maka ijin tersebut akan menempel pada dokumen dan pesan sebagai bagian yang tidak terpisahkan.
Hak Informasi Manajemen (IRM) memungkinkan individu dan administrator untuk menentukan hak akses ke dokumen, workbook, dan presentasi. Ini membantu mencegah informasi sensitif dari yang dicetak, diteruskan, atau disalin oleh orang yang tidak berhak. Setelah izin untuk file telah dibatasi dengan menggunakan IRM, pembatasan akses dan penggunaan ditegakkan tidak peduli di mana informasi itu, karena izin untuk file disimpan dalam file dokumen itu sendiri.IRM membantu individu menegakkan preferensi pribadi mereka mengenai transmisi informasi pribadi atau pribadi. IRM juga membantu organisasi menegakkan kebijakan perusahaan yang mengatur kontrol dan penyebaran informasi rahasia atau kepemilikan.
IRM memungkinkan penulis dokumen untuk menentukan siapa yang dapat membaca dokumen mereka, apa yang mereka mampu lakukan dengan dokumen, dan ketika mereka mampu melakukannya IRM dapat diterapkan untuk email Outlook, dokumen Word, spreadsheet Excel, dan PowerPoint. IRM tidak tersedia untuk database Microsoft Access.
Tanpa IRM, dokumen elektronik yang beredar yang tidak terkontrol dan dapat dicetak, disalin, dan diteruskan layak kepada siapa pun. Pengiriman email dan dokumen melalui jaringan yang aman dapat melindungi informasi dalam transit, tetapi tidak memberikan kontrol atas apa yang penerima lakukan dengan informasi tersebut. Keamanan password perlindungan untuk dokumen dapat dengan mudah dielakkan jika password juga disediakan. IRM dapat digunakan untuk mencegah pencetakan atau penyampaian email dan untuk membuat mereka tidak dapat diakses ke penerima setelah tanggal kedaluwarsa yang ditetapkan.