Aplikasi Portable untuk Entry Nilai (Studi Kasus program studi Sistem Informasi)

Aplikasi Portable untuk Entry Nilai

(Studi Kasus program studi Sistem Informasi)

Oleh :Afriyudi, M.Kom.

Dosen Universitas Bina Darma, Palembang

ABSTRAK : Universitas Bina Darma dalam kegiatan akademiknya telah menggunakan Sistem Informasi Akademik. Sistem Informasi yang digunakan adalah sistem informasi berbais web. Sistem ini tentunya sangat membantu dosen dalam kegiatan belajar mengajar karena sistem berbasis web dapat diakses dimanapun asalkan dosen bisa koneksi dengan internet. Selain dari pada itu, penerapan sistem informasi akademik ini sangat membantu dosen dalam kegiatan belajar mengajar seperti mengetahui jadwal mengajar dan melakukan entry nilai secara online. Proses penilaian sebenarnya telah dilakukan oleh dosen mulai sejak perkuliahan dimulai sampai akhir perkuliahan. Sudah merupakan suatu kebiasaan para dosen melakukan rekap sendiri terhadap nilai matakuliah yang diasuhnya karena pada awal kuliah setiap dosen sudah diberikan dokumen daftar komponen nilai mahasiswa (DKNM). Umumnya yang dilakukan oleh beberapa dosen adalah melakukan copy data sendiri di web dosen kemudian mengkonversikannya ke excel dan kemudian melakukan manipulasi penilaian dengan data tersebut. Kemudian data tersebut akhirnya di entry ulang pada saat akhir semester. Sebelumnya telah dilakukan penelitian untuk menyelesiakan permasalahan ini yaitu dengan membuat program konversi data excel ke sistem informasi akademik. Pada penelitian lanjutan ini akan dibuat sebuah aplikasi portable yang memungkinkan penyederhanaan dari penelitian sebelumnya. Perangkat lunak yang dibangun ini dalam pelaksanaannya menggunakan metode pengembangan perangkat lunak siklus hidup sistem (system life cycle). Hasil yang diharapkan yaitu terciptanya perangkat lunak portable yang dapat memudahkan entry nilai dan mengkonversikannya ke sistem informasi akademik yang telah ada dengan hanya menggunakan USB dan format datanya adalah xls dan xlsx.

Kata kunci : Entry Nilai, portable, perangkat lunak

1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Universitas Bina Darma dalam kegiatan akademiknya telah menggunakan Sistem Informasi Akademik. Penerapan Sistem Akademik ini bermula pada awal tahun akademik 2000/2001 yang merupakan proyek bantuan dari TPSDP untuk pengembangan Sistem. Sistem Informasi yang dikembangkan dan digunakan adalah sistem informasi berbasis web yaitu suatu sistem informasi yang memungkinkan pengguna dapat berinteraksi dengan sistem informasi akademik melalui media Internet dan Intranet. Sistem ini tentunya sangat membantu dosen dalam kegiatan belajar mengajar karena sistem berbasis web dapat diakses dimanapun asalkan dosen bisa koneksi dengan internet. Selain dari pada itu, penerapan sistem informasi akademik ini sangat membantu dosen dalam kegiatan belajar mengajar seperti mengetahui jadwal mengajar dan melakukan entry nilai secara online.

Permasalahan yang timbul dalam pelaksanaan sistem informasi akademik adalah sering fokus pada penggunaan aplikasi entry nilai, yang selalu dibuka setiap akhir semester. Kebijakan ini dibuat agar dokumen daftar komponen nilai mahasiswa (DKNM) yang diberikan di awal perkuliahan diisi oleh dosen. DKNM merupakan bukti fisik untuk data nilai selai bukti digital yaitu dalam database server.

Proses penilaian sebenarnya telah dilakukan oleh dosen mulai sejak perkuliahan dimulai sampai akhir perkuliahan. Sudah merupakan suatu kebiasaan para dosen melakukan rekap sendiri terhadap nilai matakuliah yang diasuhnya karena pada awal kuliah setiap dosen sudah diberikan dokumen daftar komponen nilai mahasiswa (DKNM). Umumnya yang dilakukan oleh beberapa dosen adalah melakukan copy data sendiri di web dosen kemudian menkonversikannya ke excel dan kemudian melakukan manipulasi penilaian dengan data tersebut. Kemudian data tersebut akhirnya di entry ulang pada saat akhir semester.

Sebelumnya telah dilakukan penelitian untuk menyelesiakan permasalahan ini yaitu dengan membuat program konversi data excel ke sistem informasi akademik. Aplikasi yang telah dibangun tentunya sangat membantu, tetapi ada sedikit kelemahan yaitu aplikasi ini tergantung terhadap aplikasi tertentu seperti excel dan versi tertentu dari excel. Oleh sebab itu tidak ada salahnya jika akan dikembangkan aplikasi alternatif yang menggunakan versi portable yaitu dengan menggunakan open office yang support menggunakan excel versi terbaru sekalipun yaitu office 2007. Selain daripada itu open office juga merupakan aplikasi portable yaitu suatu aplikasi yang dapat di jalankan melalui USB sebagai media. Kemudian sebagai aplikasi tranfer digunakan java sebagai aplikasi pendukung yang mendukung aplikasi portable .

1.2 Perumusan Masalah

Membangun aplikasi portable yang dapat memudahkan entry nilai dan mengkonversikannya ke sistem informasi akademik yang telah ada.

1.3 Batasan Masalah

Pada penelitian ini membahas hal-hal berikut :

1. Membangun aplikasi yang bersifat portable untuk download dan upload nilai dengan format data xls dan xlsx ke database mysql.
2. Aplikasi portable di bangun dengan java dan aplikasi server dibangun dengan php dan web service dengan teknologi SOAP.
3. Untuk melakukan entry nilai bisa menggunakan aplikasi portable OpenOffice yang terinstall di USB.

4. Versi xls yang didukung adalah xls versi 95, 97, 2000, 2003 dan 2007

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk membangun aplikasi portable yang dapat mengambil data nilai dan mentransfer data nilai yang telah disisi dengan aplikasi portable OpenOffice dengan format file xls atau xlsx ke dalam sistem informasi akademik yang telah ada.

2. TINJAUN PUSTAKA

2.1. Perangkat Lunak

Menurut Pressman (2002:10) perangkat lunak adalah : 1) instruksi(program komputer) yang bila di eksekusi dapat menjalankan fungsi tertentu, 2) struktur data yang dapat membuat program memanipulasi informasi, 3) dokumen yang menjelaskan operasi dan penggunaan program

2.2. Aplikasi Portable

Aplikasi portable adalah program komputer yang dapat dijalankan secara independen tanpa perlu menginstall file program kedalam sistem yang akan menjalankan aplikasi tersebut. Aplikasi portable biasanya menggunakan media portable seperti CD, USB flash drive, Flash card atau floppy disk. Bedakan antara aplikasi portable dengan software portability, dimana perbedaannya adalah software portability memungkinkan kode programnya dapat di compile pada platform yang berbeda, sedangkan Aplikasi Portable dapat dijalankan disetiap sistem komputer yang kompatibel dengan sfesifikasi yang ditetapkan oleh pembuatnya, seperti aplikasi yang dapat dijalankan di sistem operasi window dan linux (http://en.wikipedia.org/wiki/Portable_application).

3. METODE PENELITIAN

3.1. Analisis

Pada tahap ini, yang akan dilakukan adalah menganalisis permasalahan secara lebih mendalam dengan menyusun suatu studi kelayakan antara lain:

3.1.1 Kelayakan teknis

yaitu dengan menganalisis ketersediaan perangkat keras, perangkat lunak, dan organisasi untuk melaksanakan proses yang diperlukan. Universitas bina darma merupakan universitas yang dibangun dari sekolah tinggi berbasis komputer. Secara teknis universitas bina darma sudah layak untuk diterapkan sistem ini.

3.1.2 Pengembalian non-ekonomis

yaitu dengan menganalisis manfaat, penggunaan, potensi, dan keuntungan yang tidak dapat diukur secara financial. Mengingat manfaat dari sistem ini pekerjaan dosen menjadi ringan dan mengurangi trafik internet pada saat entry nilai sedang berlangsung.

3.1.3 Hukum dan etika

yaitu dengan menganalisis apakah sistem yang dibuat akan beroperasi dengan batasan hukum dan etika pada umumnya. Artinya sistem ini dibuat untuk alasan sebagai alterlatif yaitu apabila dosen ingin melakukan entry nilai secara off-line maka kegiatan tersebut dapat dikerjakan dengan aplikasi ini.

3.1.4 Operasional

yaitu dengan menganalisis apakah sistem yang dibuat dapat diimplementasikan. Aplikasi ini memungkinkan untuk diterapkan karena universitas bina darma memiliki fasilitas akses internet. Sehingga aplikasi server memungkinkan untuk diimplementasikan. Kalau dilihat dari sisi client yaitu dosen, aplikasi ini memungkinkan dilaksanakan karena setiap dosen di universitas bina darma memiliki laptop.

3.2 Perancangan

Pada tahap ini, yang akan dikerjakan adalah membuat perancangan sistem. Ada 2 tahapan dalam pembuatan desain aplikasi yaitu meliputi algoritma sistem dan rancangan proses. Algoritma sistem digambarkan dengan flowchart dan rancangan proses digambarkan dengan diagram alir proses

3.2.1 Flowchart Sistem

Pada tahapan ini akan dijelaskan dengan flowchart jalannya aplikasi yang dibuat. Secara umum dapat dijelaskan bahwa terdapat 6 flowchart dalam pembuatan aplikasi.

Gambar 1 : Flowchart program utama

Gambar 1 merupakan Flowchart program utama yang menjelaskan secara umum bagaimana berjalannya sistem, yaitu pertama-tama dosen harus login, jika berhasil maka dosen bisa memilih menu.

Gambar 2 : Flowchart login.

Gambar 2 merupakan flowchart login, pada flowchart login ini, pertama dosen harus memasukkan kode dosen dan passwordnya kemudian data kode dosen dan pasword di cek apakah ada di database, jika tidak ada maka dosen harus mengisi ulang data kode dosenr dan password sampai benar, jika login berhasil dilakukan maka bisa melangkah ke program selanjutnya.

Gambar 3 : Flowchart Menu.

Gambar 3 merupakan flowchart untuk menampilkan menu. Pada flowchart ini jika proses login berhasil dengan baik, maka dosen dapat memilih menu yang disediakan oleh program yaitu menu mendownload DKNM dan mengupload DKNM.

Gambar 4 : Flowchart Menu.

Gambar 4 merupakan gambar flowchar untuk menampilkan daftar mata kuliah yang diasuh oleh dosen. Daftar matakuliah yang tampil adalah sesuai dengan tahun akademik yang sedang berjalan.

Gambar 5 : Flowchart download DKNM.

Gambar 5 menggambarkan proses untuk melakukan download DKNM, prosesnya adalah dengan mengirim parameter kode_dosen, kode_matkul dan kode_kelas, kemudian berdasarkan ketiga kode tersebut maka akan dibuat file excel dari database.

Gambar 6 : Flowchart upload DKNM.

Gambar 6 menggambarkan flowchart proses untuk mentransfer DKNM yang telah di isi. Prosesnya adalah dengan mengekstrak file excel untuk mengambil parameter kode_dosen, kode_matkul dan kode_kelas, kemudian berdasarkan ketiga kode tersebut maka file excel akan, akan dikirim perintah query dengan kreteria tersebut.

3.2.2 Rancangan Proses

Pada tahapan ini akan dijelaskan secara umum proses sistem yang terjadi. Rancangan proses ini dibagi manjadi dua bagian yaitu proses pada sisi client dan proses pada sisi server. Pertama akan dijelaskan proses yang terjadi disisi client. Pada sisi client proses yang terjadi ada dua yaitu pada aplikasi portable dan Aplikasi OpenOffice. Aplikasi portable merupakan interface yang digunakan untuk mengambil data nilai dalam format xls atau xlsx, selain itu aplikasi ini juga digunakan untuk mentransfer nilai yang telah diisi oleh dosen kedalam data server. Aplikasi OpenOffice merupakan aplikasi portable yang digunakan untuk melakukan entry nilai sesuai dengan mekanisme yang telah ditentukan oleh akademik. Pada sisi server ada 3 aplikasi yang terlibat yaitu aplikasi web service yang merupakan interface layanan data yang menggunakan web server sebagai aplikasi pendukung untuk berhubungan dengan database.

Gambar 7 : Proses secara umum

Setelah dijelaskan proses sistem secara umum, berikut ini akan dijelaskan diagram alir proses dari sistem entry nilai sebelumnya. Pihak yang terlibat ada 3 yaitu dosen, PPM dan sistem informasi akademik. Pertama-tama PPM mencetak komponen nilai (DKNM) dari sistem informasi akademik, kemudian komponen nilai tersebut dibagikan kepada dosen untuk digunakan sebagai pedoman mengisi komponen nilai. Pada akhir semester dosen mendapat lagi berkas dari PPM yaitu DPNA. Setelah ujian semester selesai, kemudian dosen melengkapi komponen penilaian (DKNM). Kemudian komponen nilai tersebut dientry kedalam sistem informasi akademik dan dosen kemudian mencetak komponen nilai dari sistem informasi akademik. Hasil cetakan dari komponen penilaian dari sistem informasi akademik digunakan untuk mengisi DPNA. Akhirnya kedua dokumen nilai tersebut di serahkan ke PPM sebagai bukti bahwa dosen telah selesai mengentry nilai.

Gambar 8 : Proses sistem yang lama

Gambar 9 : Proses sistem yang dkembangkan sebelumnya

Setelah dijelaskan diagram alir proses sistem yang lama, berikut ini akan dijelaskan diagram alir proses dari sistem entry nilai yang dibangun. Pihak yang terlibat ada 3 yaitu dosen, PPM dan sistem informasi akademik. Pertama-tama dosen mendownload komponen nilai (DKNM) dari sistem informasi akademik dalam format file xls, kemudian komponen nilai tersebut digunakan sebagai pedoman mengisi komponen nilai. Pada akhir semester dosen mendapat berkas dari PPM yaitu DPNA yang digunakan sebagai bukti fisik bahwa mahasiswa telah melakukan ujian semester. Setelah ujian semester selesai, kemudian dosen melengkapi komponen penilaian (DKNM). Kemudian komponen nilai tersebut diupload kedalam sistem informasi akademik dan dosen kemudian dosen mencetak komponen nilai dari sistem informasi akademik. Hasil cetakan dari komponen penilaian dari sistem informasi akademik digunakan untuk mengisi DPNA. Akhirnya kedua dokumen nilai tersebut di serahkan ke PPM sebagai bukti bahwa dosen telah selesai mengentry nilai.

Gambar 10 : Proses sistem yang dikembangkan sekarang

4. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil

Hasil dari penelitian ini adalah dua buah aplikasi yaitu aplikasi pada sisi client dan aplikasi pada sisi server. Aplikasi pada sisi client tugasnya adalah mendownload file DKNM dengan format file xls dan juga dapat mengupload file DNKM yang telah diisi. File yang dihasilkan pada sisi client adalah file ProgNilai.jar dibuat dengan bahasa pemrograman java dan pada sisi server yaitu sebuah web servis dengan menggunakan bahasa pemrograman php dengan nama file fileRequest.php dan fileTransfer.php.

4.2 Pembahasan

Pada tahapan ini akan dijelaskan beberapa tahapan dalam mengaplikasikan program yang dibuat. Tahapan-tahapan itu adalah

1. Mendownload file DKNM dan Upload file DKNM

Jalankan aplikasi dengan memanggil file ProgNilai.jar dari flash disk, dengan perintah :

java –jar ProgNilai.jar

kemudian akan tampil aplikasi seperti dibawah ini.

Gambar 11 : form input kode dosen

Masukkan kode dosen, misalnya IF006

Gambar 12 : mengisi kode dosen

Kemudian akan tampil form yang akan menanyakan password

Gambar 13 : Form Password

Kemudian masukkan password dosen

Gambar 14 : mengisi password

Jika kode dosen dan password benar maka akantampil menu utama

Gambar 15 : Menu utama aplikasi

Untuk mendownload file DKNM, maka klik pada tombol download, kemudian akan tercipta file dengan extension xls. Setelah file DKNM di isi, maka untuk mentransfer data nilai, klik tombol upload.

2. Mengisi file DKNM

Setelah file didownload, langkah berikutnya adalah mengisi file DKNM tersebut. Gunakan OpenOffice portable untuk melakukan entry nilai.

Gambar 16 : Mengisi nilai dengan OpenOffice

3. Kelebihan program

Mengingat beragamnya versi yang dimiliki oleh microsoft excel, maka aplikasi yang dibangun ini menyediakan kompatibelitas untuk semua versi microsoft excel. Aplikasi portable ini mendukung excel versi 95, 97, 2000, 2003 dan 2007. Aplikasi portable ini juga dapat dijalankan pada dua sistem operasi yaitu windows dan linux.

5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan

Aplikasi yang dihasilkan merupakan aplikasi yang memungkinkan melakukan entri nilai secara off-line. Aplikasi ini menyediakan fasilitas download dan upload DKNM sehingga ini merupakan alternatif lain bagi dosen untuk melakukan entri nilai selain dengan entri nilai secara on-line. Melihat kelompok penggunaan sistem operasi yang beragam maka aplikasi ini dibangun untuk bisa dijalankan pada dua macam kelompok besar sistem operasi yaitu windows dan linux. Aplikasi portable ini juga mendukung beberapa versi Microsoft excel yaitu versi 95, 97, 2000, 2003 dan 2007 dan juga dapat buka dengan aplikasi OpenOffice.

5.2 Saran

Perlu pengembangan lebih lanjut untuk menambahkan fasilitas yang belum ada yaitu penggunaan format OpenOffice (ods).

Daftar Pustaka