SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI BARANG PADA PT ALAM JAYA WIRASENTOSA PALEMBANG DENGAN MENGGUNAKAN METODE DRP (DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING)
Rico Handoyo 1, Leon Andretti Abdillah 2, A. Mutakin Bakti 3 Dosen Universitas Bina Darma, Mahasiswa Universitas Bina Darma Jalan Jenderal Ahmad Yani No.12 Palembang Pos-el : ricohand@ymail.com1, leon.abdillah@yahoo.com2, mutakin.bakti@mail.binadarma.ac.id3Abstrak : PT. Alam Jaya Wirasentosa Palembang merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang distribusi Barang. Keberadaan sistem distribusi yang digunakan selama ini belum dapat dijadikan sarana yang baik karna hanya menggunakan cara manual belum adanya suatu program komputer khusus. Hal ini disebabkan oleh kendala belum tersedianya sistem informasi mengenai distribusi tersebut. Sehingga dibutuhkan suatu sistem yang dapat memenuhi sistem informasi secara efektif dan efisien serta meningkatkan kualitas pelayanan distribusi. Untuk itu dibuatlah suatu sistem informasi distribusi barang pada PT. Alam Jaya Wirasentosa Palembang dengan menggunakan metode Distribution Requirement Planning (DRP) dengan aplikasi pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor). Dengan adanya sistem informasi tersebut diharapkan dapat membantu pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien sehingga hasil diperoleh akan menjadi lebih baik.
Kata kunci: Sistem, Distribusi, Barang, DRP (Distribution Requirement Planning).
- Latar Belakang
- Bumbu dapur seperti ladaku garam, kecap, dan delima margarine
- Minuman dan makanan seperti teh, kopi ginseng, sarang tawon, tobelo, indomie, sarden, terasi, dan
- Anti nyamuk.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis ingin mencoba memberikan solusi bagi perusahaan ini dengan membuatkan suatu sistem khusus untuk pengolahan data distribusi sekaligus sebagai proposal penelitian dengan judul “Sistem Informasi Distribusi Barang Pada PT. Alam Jaya Wirasentosa Palembang dengan Menggunakan Metode Distribution Requirement Planning (DRP)”
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan hasil dari uraian diatas, maka perlu rumusan masalah proposal penelitian ini adalah Bagaimana Membuat Sistem Informasi Distribusi Barang Pada PT. Alam Jaya Wirasentosa Palembang dengan Menggunakan Metode Distribution Requirement Planning (DRP).
1.3 Ruang Lingkup Dan Batasan Masalah
1.3.1 Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam penulisan karya ilmiah ini supaya tidak keluar dari batasan yaitu penulis hanya membahas proses distribusi yang berjalan dimana yang menjadi pelaku utama yaitu pelanggan,sales, admin, staff gudang sampai pada akhirnya pemesanan sesuai dengan yang dibutuhkan.
1.3.2 Batasan Masalah
Agar batasan masalah lebih terarah dan sesuai dengan apa yang diharapkan maka penulis hanya membahas :
- Penjadwalan distribusi barang dan
- Jumlah barang yang akan dikirim oleh PT. Alam Jaya Wirasentosa Palembang ke para pelanggan-pelanggannya.
- Membuat sistem informasi distribusi barang PT. Alam Jaya Wirasentosa dengan menggunakan metode Distribution Requirement Planning (DRP).
- Merencanakan penjadwalan aktifitas distribusi barang supaya terkoordinasi dengan baik yang biaya distribusi bisa minimal dengan jumlah pengiriman yang optimal, penyajian laporan data dengan cepat, tepat dan akurat.
- Mempermudah dalam pembuatan laporan sehingga pimpinan bisa menentukan jadwal pengiriman barang dan jumlah barang pada PT. Alam Jaya Wirasentosa Palemabang
- Pembuatan Sistem Informasi Distribusi Barang Pada PT. Alam Jaya Wirasenta Palembang ini dapat memenuhi kebutuhan akan informasi yang berhubungan dengan penjadwalan distribusi barang
- Dapat menambah wawasan dan pengetahuan penulis tentang pendistribusian barang pada PT. Alam Jaya Wirasenta Palembang dengan metode Distribution Requirement Planning (DRP).
- 2. Metodologi Penelitian
2.3 Metode Penelitian
Ditinjau dari masalah yang diselidiki, teknik dan alat yang digunakan dalam meneliti, serta tempat dan waktu penelitian dilakukan, penelitian ini dapat dibagi atas beberapa jenis, yaitu :
- Metode Survei
- Metode Deskriptif Berkesinambungan
- Penelitian Studi Kasus
- Metode Wawancara (Interview)
- Metode Pengamatan (Observation)
- Metode Pustaka (Study Literature)
Metode yang digunakan dalam pengembangan perangkat lunak ini adalah SDLC (System Development Life Cycle) merupakan metodelogi umum dalam pengembangan sistem yang menandai kemajuan usaha dan desain (Fatta, 2007:25).
Berikut ini akan dijelaskan fase-fase yang digunakan dalam metode SDLC (System Development Life Cycle) sebagai berikut :
- Identifikasi dan Seleksi Proyek
- Mengidentifikasi proyek yang potensial
- Melakukan klasifikasi dan meranking proyek
- Memilih proyek untuk dikembangkan
- Inisiasi dan Perancangan Proyek
- Tahapan Analisis
- Pengumpulan informasi
- b. Mendefinisikan sistem requirement
- Memproiritaskan kebutuhan
- Menyusun dan mengevaluasi alternatif
- Mengulas kebutuhan dengan pihak manajemen
- Tahapan Desain
- Desain Logis
- i. Deskripsi fungsional mengenai data dan proses yang ada dalam sistem baru.
- ii. Deskripsi yang detail dari spesifikasi sistem, meliputi : Input (data apa saja yang menjadi input), Output (informasi apa saja yang menjadi output), Process (prosedur apa saja yang harus dieksekusi untuk mengubah input menjadi output).
- Desain fisikal
- i. Deskripsi teknis, mengenai pilihan teknologi perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan.
- ii. Deskripsi detail dari spesifikasi sistem meliputi: Modul-modul program, File-file, Sistem jaringan, Sistem perangkat lunak.
– Mendesain antar muka pengguna
– Mendesain sistem antar muka
– Mendesain dan mengintegrasikan data database
– Membuat prototype untuk detail dari desain
– Mendesain dan mengintegrasikan kendali sistem
- Implementasi
- Testing, yaitu menguji hasil kode program yang telah dihasilkan dari tahapan desain fisik.
- Instalasi. Setelah program lulus uji coba, maka perangkat lunak dan perangkat keras akan diinstal pada organisasi atau perusahaan klien dan secara resmi mulai digunakan untuk menggantikan sistem lama.
PT. Alam Jaya Wirasentosa merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang pendistribusian barang yang ada dikota Palembang, dimana proses kegiatan pendistribusian barang pada PT. Alam Jaya Wirasentosa dapat digambarkan dimulai dari karyawan/Sales terhadap proses pendistribusian yaitu survei yang dilakukan sales berdasarkan area yang menjadi tanggung jawab untuk pengauditan kebutuhan pelanggan/Tokoh yang selanjutnya data keperluan barang dari pelanggan di proses menjadi list pemesanan yang nantinya dilanjutkan oleh sales ke bagian admin dimana selanjutnya admin mengaudit ulang list pemesanan yang di dapat sales dari pelanggan untuk dilkukan verifikasi kebagian staff gudang kemudian selanjutnya staff gudang bertugas mengeluarkan stok barang yang tersedia dilanjutkan ke driver untuk pengantaran barang ke pelanggan/pihak toko pemesan.
2.7. Pengumpulan informasi
Langkah ini adalah mengumpulkan informasi bagaimana proses bisnis yang ada pada sistem lama berjalan kemudian ditentukan pada titik-titik mana saja proses bisnis yang mengalami masalah yang bisa diselesaikan dengan informasi. Sebagaimana diketahui bahwa tujuan dari PT. Alam Jaya Wirasentosa Palembang adalah meningkatkan distribusi barang. Maka untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan suatu prosedur yang baik ditunjang dengan suatu sistem yang mampu memberikan pedoman bagi karyawan dalam melaksanakan tugasnya.
2.8. Mendefenisikan system requirement
Dari informasi kelemahan sistem yang didapat, analisis sistem kemudian mendefenisikan apa saja sebenarnya yang dibutuhkan oleh sistem lama untuk mengatasi masalahnya, inilah yang disebut system requirement (kebutuhan sistem).
Untuk itu peranan manusia sebagai pelaksana perlu dikelola dengan baik, agar dapat meningkatkan kinerja karyawan dalam proses distribusi barang dan pembuatan laporan yang diinginkan dapat dihasilkan dengan cepat.
2.9. Memprioritaskan kebutuhan
Dengan memprioritaskan kebutuhan ini, waktu dan sumber daya lain untuk menyelesaikan keseluruhan requirement bisa maksimal. Sistem yang baru juga dapat menghindari masalah-masalah pada sistem yang lama seperti mempercepat perhitungan distribusi, mempermudah pendataan, dan pembuatan laporan.
2.10. Mengulas Kebutuhan dengan Pihak Manajemen
Mengulas kebutuhan yang sudah ada dengan klien, karena pihak klien lah yang paling tahu dengan sistem. Untuk mengatasi permasalahan di atas, maka dibuatlah suatu sistem informasi distribusi pada PT. Alam Jaya Wirasentosa Palmbang dengan Menggunakan Metode Distribution Requirement Planning (DRP).
2.11. Desain Database
Basis data merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan file (table) yang saling berhubungan dalam sebuah basis data disebuah sistem komputer yang memungkinkan untuk mengakses dan memanifulasi file-file (table-table) tersebut.
- 1. Tabel Admin
Tabel 1. Tabel Admin
Nama | Type | Width | Keterangan |
UserId | Varchar | 8 | Kode Admin |
Nama | Varchar | 20 | Nama |
Password | Varchar | 15 | password |
- 2. Tabel Data Barang
Tabel 2. Tabel Data Barang
Nama | Type | width | Keterangan |
Kd_Brg | Int | 5 | Kode Brg *primary key |
Nm_brg | Varchar | 15 | Nama Barang |
Stock | Int | 10 | Barang yang tersedia |
- 3. Tabel Data Pelanggan
Tabel 3. Tabel Data Pelanggan
Nama | Type | Width | Keterangan |
Kd_plnggn | Int | 9 | Kode pelanggan |
Nm_plnggn | Varchar | 20 | Nama pelanggan |
Alamat | Varchar | 23 | Alamat |
Tlpn | Varchar | 21 | No telepon |
- 4. Tabel Data Toko
Tabel 4. Tabel Data Toko
Nama | Type | Width | Keterangan |
Kd_Toko | Int | 5 | Kode Toko |
Nm_Toko | Varchar | 25 | Nama Toko |
No_Telepon | Varchar | 15 | Telepon |
Alamat | Varchar | 40 | Alamat |
- 5. Tabel Data Permintaan
Tabel 5. Tabel Data Permintaan
Nama | Type | Width | Keterangan |
kd_Permintaan | Int | 5 | Kode permintaan |
Kd_Toko | Int | 10 | Kode Toko |
Kd_Barang | Int | 10 | Kode Barang |
Tgl_permintaan | Datetime | 10 | Tanggal permintaan |
- 6. Tabel Data Pengiriman Barang
Tabel 6. Tabel Data Pengiriman Barang
Nama | Type | Width | Keterangan |
Kd_krm | Int | 5 | Kode pengiriman |
Kd_permintaan | Int | 5 | Kode permintaan |
Kd_Brg | Int | 5 | Kode Barang |
Kd_Toko | Int | 5 | Kode Toko |
Tgl_krm | Datetime | – | Tanggal pengiriman |
Jlh_brg_kirim | Int | 10 | Jumlah Barang yang dikirim |
- 7. Tabel Data Persediaan Barang
Tabel 7. Data Persediaan Barang
Nama | Type | Width | Keterangan |
Kd_Barang | Int | 5 | Kode barang |
Tgl_msk | Date | – | Tangal masuk |
Jlh_msk | Int | 10 | Jumlah masuk |
Barang_yg_ada | Int | 10 | Barang yang tersedia |
Jlh_brg_krm | Int | 10 | Barang yang akan dikirim |
Stok | Int | 10 | Sisa stok |
Safety_stok | Int | 10 | Stok cadangan/pengaman |
- 8. Tabel Data Perhitungan POR
Tabel 8. Data Perhitungan POR
Nama | Type | Width | Keterangan |
Bln | Integer | 2 | Bulan |
Thn | Integer | 4 | Tahun |
kd_por | Integer | 10 | Kode POR * primary key |
por_m | Integer | 10 | pesanan Barang masuk |
por_k | Integer | 10 | pesanan Barang Keluar |
Hasil_Por | Integer | 10 | hasil perhitungan pesanan |
- 9. Tabel Data Perhitungan GR
Tabel 9. Data Perhitungan GR
Field | Type | Width | Keterangan |
Bln | Integer | 2 | Bulan |
Thn | Integer | 4 | Tahun |
kd_gr | Integer | 10 | Kode GR * primary key |
Hasil_por | Integer | 10 | pesanan Barang masuk |
Hasil_gr | Integer | 10 | pesanan Barang Keluar |
- 10. Tabel Data Perhitungan POH
Tabel 10. Data Perhitungan POH
Nama |
Type |
Width |
Keterangan |
Bln | Integer | 2 | Bulan |
Thn | Integer | 4 | Tahun |
kd_poh | Integer | 10 | kode * primary key |
poh_bln_ke | Integer | 10 | Stok bulan kemaren |
Sr | Integer | 10 | Penerimaan saat ini |
Hasll_por | Integer | 10 | pesanan Barang Keluar |
Hasil_gr | Integer | 10 | Kebutuhan kotor |
Hasil_poh | Integer | 10 | hasil POH |
- 11. Tabel Data Perhitungan NR
Tabel 11. Data Perhitungan NR
Nama | Type | Width | Keterangan |
Bln | Integer | 2 | Bulan |
Thn | Integer | 4 | Tahun |
kd_nr | Integer | 10 | id * primary key |
Gr | Integer | 10 | Kebutuhan kotor |
Ss | Integer | 10 | Safety Stock / stok cadangan |
Sr | Integer | 10 | Penerimaan saat ini |
Poh | Integer | 10 | stok persediaan bulan kemarin |
Hasil_nr | Integer | 10 | hasil perhitungan Kebutuhan Bersih (netting) |
- 12. Tabel Hasil Perhitungan Distribution Requirement Planning (DRP)
Tabel 12. Data Hasil Perhitungan Distribution Requirement Planning (DRP)
Field | Type | Width | Keterangan |
kd_brg | Integer | 5 | kode barang |
Thn | Integer | 4 | tahun * primary key |
Hasil_por | Integer | 10 | Hasil perhitungan POR |
Hasil_gr | Integer | 10 | Hasil Perhitungan GR |
Hasil_poh | Integer | 10 | Hasil perhitungan POH |
Hasil_nr | Integer | 10 | Hasil perhitungan NR |
- 12. Rancangan Struktur Menu
Gambar 1. Rancangan Menu Login
Gambar 2. Rancangan Menu Utama
12.2. Rancangan Menu Login dan Home Kepala Gudang
Desain menu utama merupakan pengatur dari seluruh halaman web yang berisi home yang berisi home, yang berisi file barang, data pengiriman, permintaan, persediaan, dan penambahan stok yang dapat dibuka oleh karyawan sebagai user (kepala gudang).
Gambar 3. Rancangan Menu Kepala Gudang
12.3. Rancangan Data Barang
Ada tampilan halaman rancangan barang jika diklik link barang pada halaman admin ini maka secara otomatis akan menampilkan halaman Barang, dimana data barang akan tampil secara otomatis, data barang akan tampil setelah diklik barang. Manfaat dari halaman ini kepala gudang input data barang adalah untuk melihat jenis dan berapa barang yang ada di PT. Alam Jaya Wirasentosa.
Gambar 4. Rancangan Input Data Barang
12.4. Rancangan Data Toko
Pada tampilan halaman rancangan data toko jika diklik link data toko pada halaman admin ini maka secara otomatis akan menampilkan halaman data toko, dimana data toko akan tampil secara otomatis, data toko akan tampil setelah diklik toko. Manfaat dari halaman ini admin input Toko ini adalah untuk memasukan data-data toko yang memesan barang di PT. Alam Jaya Wirasentosa Palembang
Gambar 5. Rancangan Input Data Toko
12.5. Rancangan Data Permintaan
Pada Rancangan menu input data permintaan jika diklik link permintaan pada halaman rancangan ini maka secara otomatis akan menampilkan halaman permintaan. Manfaat dari halamn input permintaan ini adalah untuk melihat dan memasukan data-data permintaan barang yang telah direncanakan sebelumnya pada PT. Alam Jaya Wirasentosa Palembang.
Gambar 6. Rancangan Data Permintaan
12.6. Rancangan Data Pengiriman
Pada Rancangan menu input pengiriman jika diklik link pengiriman pada halaman admin ini maka secara otomatis akan menampilkan halaman pengiriman, manfaat dari halaman input pengiriman ini adalah untuk memasukan data-data pengiriman barang ke toko-toko pelanggannya.
Gambar 7. Rancangan Data Pengiriman
12.7. Rancangan Data Penambahan Stok
Pada rancangan menu penambahan stok jika diklik link penambahan stok pada halaman admin ini maka secara otomatis akan menampilkan halaman penambahan stok.Manfaat dari halaman penambahan stok ini adalah untuk memasukan data-data penambahan stok pada gudang.
Gambar 8. Rancangan Data Penambahan Stok
12.8.Rancangan Input Data Perhitungan NR, POH, POR, dan GR
Pada rancangan menu Input perhitungan NR, POH, POR, dan GR per periode untuk mengetahui semua hasil dari perhitungan por, gr, poh, dan nr pada setiap periode. Ini merupakan laporan dan akan tampil secara otomatis pada rancangan hasil perhitungan DRP ini.
Gambar 9. Rancangan Perhitungan DRP nr,poh,por, dan gr
12.9. Rancangan Output Hasil Perhitungan DRP Per Tahun
Rancangan menu output hasil perhitungan DRP per periode untuk mengetahui semua hasil dari perhitungan por, gr, poh, dan nr pada setiap periode. Ini merupakan laporan dan akan tampil secara otomatis pada rancangan hasil perhitungan DRP ini.
Gambar 10. Rancangan Output Hasil Perhitungan DRP Per Tahun
12.10. Rancangan Output Hasil Keseluruhan Perhitungan DRP
Rancangan menu output hasil perhitungan DRP per periode untuk mengetahui semua hasil dari perhitungan por, gr, poh, dan nr pada setiap periode. Ini merupakan laporan dan akan tampil secara otomatis pada rancangan hasil perhitungan DRP ini.
Gambar 11. Rancangan Output Hasil Perhitungan DRP Keseluruhan
4.6 Implementasi
Tahap ini sistem yang telah diuji coba dan dinyatakan lolos dapat digunakan untuk menangani prosedur distribusi barang pada PT. Alam Jaya Wirasentosa. Selama sistem digunakan penulis harus memperhatikan keutuhan data dan informasi yang telah dihimpun didalamnya.
3. Hasil
Setelah melakukan analisa sistem, perancangan sistem dan berakhir dengan pembuatan program yang sesungguhnya, maka hasil yang dicapai oleh penulis adalah sebuah sistem infomasi distribusi barang yang dibuat dan dicompile menggunakan bahasa pemrograman Web PHP (Hypertext Preprocessor). Sistem informasi ini bermanfaat untuk informasi yang jelas dan akurat PT. Alam Jaya Wirasentosa. Dengan adanya sistem aplikasi ini dapat menghasilkan beberapa informasi yaitu informasi tentang distribusi.
3.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian penulis yang dilakukan pada PT. Alam Jaya Wirasentosa Palembang serta pembahasan yang dilakukan oleh penulis maka dapat diambil kesimpulan bahwa :
- Penelitian ini menghasilkan sebuah sistem informasi distribusi barang pada PT. Alam Jaya Wirasentosa Palembang yang nantinya akan memberikan kemudahan dalam proses pengolahan data tersebut.
- Sistem yang dibuat dan dihasilkan ini dapat mempermudah dalam memasukan data, pelanggan, pemesanan, pengiriman, persediaan, serta memudahkan dalam proses perhitungan Distribution Requirement Planning (DRP). Sehingga akan lebih menghemat waktu dalam pembuatan suatu laporan.
3.2. Saran
Dari kesimpulan yang telah dikemukakan, maka penulis ingin memberikan beberapa saran yang akan disajikan sebagai bahan masukan yang bermanfaat PT. Alam Jaya Wirasentosa Palembang. Untuk mendukung keberhasilan dari sistem yang baru ini, penulis memberikan saran sebagai berikut :
- Program yang dibuat ini dapat digunakan untuk membantu proses pengolahan data pelanggan, pemesanan, pengiriman, persediaan, dan proses perhitungan Distribution requirement Planning (DRP) pada PT. Alam Jaya Wirasentosa Palembang
- Diharapkan selanjutnya Karyawan PT. Alam Jaya Wirasentosa Palembang diberi pelatihan untuk menjalankan program aplikasi ini agar lebih mudah dalam penggunaannya
- Seiring dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, maka tidak menutup kemungkinan program yang sudah ada ini nantinya akan dikembangkan lagi.
- Al Fatta, Hanif. 2007. Analisa & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI
- Jogiyanto. 1999. Pengenalan Internet (Dasar Ilmu Komputer,Pemrograman, Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan). Yogyakarta : ANDI
- Shalahuddin. M, A.S Rosa. 2011. Rekayasa Perangkat Lunak (tersetruktur dan berorientasi objek). Bandung:Modula Bandung.
- Fathansyah, Ir, 2007, Basis Data. Penerbit Informatika Bandung
- Danfar,e2009.jhttp://file:///E:/Proposal/Buku/2%20distribusi/DEFINISI_PENGERTIAN%20DISTRIBUSI%20%C2%AB%20EDUCATION,%20BUSINESS,%20COMMUNICATION%20AND%20INFORMATION.htm. Diakses pada tanggal 3 Mei 2012
- Metode DRP (Distribution Requirement Planning).
- Tafsiruddin.a2010.ahttp://t4fsir.files.wordpress.com/2010/10/mtafsiruddin_sikpn_tugas_apsi_-1.docx. Diakses pada tanggal 4 Mei 2012
- Gaspersz,aVincent.a2004.http://wahyudisetiawan.wordpress.com/tag/distribution-requirement-planning/. Diakses pada tanggal 6 Mei 2012
- Andayani,aPutu,q2011.ahttp://eprints.upnjatim.ac.id/2213/. Diakses pada tanggal 2 Juni 2012
Abstract : PT. Alam Jaya Wirasentosa Palembang is one company engaged in the distribution of goods. The existence of a distribution system that is used for this can not be a good means only using the manual method because the absence of a special computer program. This is due to the constraints of the unavailability of information on the distribution system. Thus, it needs a system that can meet the information systems effectively and efficiently and to improve the quality of distribution services. For that they invented a system of information distribution in PT. Alam Jaya Wirasentosa Palembang using the Distribution Requirements Planning (DRP) and application programming PHP (Hypertext Preprocessor). With this information system is expected to help work more effectively and efficiently so that the results obtained will be better..
Keywords: Systems, Distribution, Goods, DRP (Distribution Requirement planning).