preparation to held a presentation for event
Tuesday, May 15th, 2012selamat pagi dunia…
akhirnya stelah beberapa bulan tdk mengerjakan event, Allah mempecayakan aku dan teman2 untuk kembali mengasah dan menganyam otak untuk menajamkan dan melahirkan ide ide kreatif baru untuk event terbaru kami.. sambil mengerjakan persiapan event kami ini yaitu family gathering sebuah perusahaan, rasanya jadi ingin berbagi dengan blog tercinta mengenai bagaimana sih seru dan rempongnya membuat persiapan sebuahevent…
persiapan membuat sebuah event dimulai dari proses pertemuan awal dengan client, ada yang harus melalui proses tender, ada juga yang penunjukan secara langsung.. ternyata satu perusahan dgn perusahaan memiliki atuan main yang bebeda beda.. ada yang harus menjadi rekanan perusahaan itu dulu, ada yang tidak harus.. proses yang paling menyenangkan buat EO, karena dari fase inilah tantangan dimulai.. alhamdulilah setelah tender dengan beberapa EO lain, yang sudah terbilang cukup profesional dan memiliki jam terbang yang sudah tak terelakkan, EO kami yang notabene adalah pendatang baru di perusahaan tersebut, bisa memnangkan tender.. awalnya, kami terutama saya agak MALAS mengikuti tender tersebut, namun, tiba-tiba teringat apa yang dikatakn suami ku malam sebelum tender, “sayang… kalo sudah rejeki, gak akan kemana.., kalo bukan rejeki, mau dikejar pun gak akan dapet” . akhirnya, aku putuskan untuk mengikuti tender.
maaf, cerita diatas sedikit curhat saja hehee.. back to the topic, fase awal merupakan fase dimulainya tantangan.. pada saat client mengutarakan niat dan tema mungkin mengenai acara yang mereka inginkan, disaat itu pula ujung pisau tajam yang ada di otak kanan dan kiri kita dipaksa kerja rodi untuk mengeluarkan ide kreatif.
fase ke dua adalah proses brainstorming dengan rekan-rekan lainya, menghayal liar, tanpa batas, (asal gak pornografi atau sara ya) memikirkan sesuatu yang beda, unik, lain, baru, spektakuler, liar, aneh, nyeleneh, dan yang pasti out of the box.
sekedar saran, kondisi brainstorming ini memang harus dalam keadaan yang sangat baik untuk berfikir.. maksd nya, kita yang sedang berfikir harus dalam keadaaan baik, enjoy, fun, free, fit,full of spirit, intinya ditempat dan kondisi yang tepat. jadi ide bisa dilahirkan..
setelah terkumpul “kantong ide” yang buanyak, mulai lah untuk mensortir nya, mana yang masuk akal, berhubungan dengan tema, dan bisa direalisasikan.
terpilih beberapa ide, lalu tuangkan dalam sketchup, jangan susah susah, sketch aja diotak masing-masing, tuangkan ke jari-jari untuk menggambar atau mengetik atau apapun yang penting bisa dimengerti oleh client dan orang lain. inilah proses yang cukup memakan waktu, disisi lain, tim lain seperti tim budgeting sudah bergerak untuk membuat production list.
setelah konsep nya sudah terkonsep, matangkan dalam meeting, samakan dengan budget, samakan persepsi di setiap divisi, dan kemas presentasi konsep dengan sebaik-baiknya.
nah,, setelah ini, adalah saat yang paling mendebarkan.. tender time !! tips nya adalah :
1. persiapkan beberapa hari sebelumnya
2. tidur yang cukup di malam hari sehingga tidak ngantuk esok hari.
3. saraapan pagi, secukupnya ya..
4. siapkan berbagai macam fasilitas presentasi kalian.
5. datang before time, sehingga kamu tdk terlalu terganggu.
mungkin sekian dulu saja dari kami, fase yang lain dibahas di artikel yang lain juga ya.. thank you