Pengertian Spesifikasi Jabatan
Spesifikasi jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan faktor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko : 1996).
Di dalam spesifikasi jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oelh kualifikasi definitive yang dibutuhkan dari calon yang memangku jabatan itu.
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan bertanggung jawab. Seorang karyawan akan mau dan mampu bekerja dengan baik jika ia ditempatkan pada posisi jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya serta kebutuhannya dapat terpenuhi dengan ia melakukan pekerjaan itu. Oleh sebab itu, perusahaan harus bisa menempatkan karyawan sesuai dengan minat dan kemampuannya serta memperhatikan kebutuhannya. Disamping itu, dengan menempatkan karyawan pada suatu jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang dimilikinya berarti para karyawan telah diberi kesempatan untuk mengembangkan diri dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan uraian jabatan, tetapi dapat juga disusun secara terpisah.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:
- Persyaratan pendidikan, latihan, dan pengalaman kerja
- Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
- Persyaratan fisik dan mental
- Persyaratan umur dan jenis kelamin.
Jadi, spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum seseorang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten
Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa Spesifikasi jabatan menerjemahkan deskripsi pekerjaan ke dalam kualifikasi manusia dengan menguraikan persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Seorang karyawan akan mau dan mampu bekerja dengan baik jika ia ditempatkan pada posisi jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya serta kebutuhannya dapat terpenuhi dengan ia melakukan pekerjaan itu. Oleh sebab itu, perusahaan harus bisa menempatkan karyawan sesuai dengan minat dan kemampuannya serta memperhatikan kebutuhannya. Disamping itu, dengan menempatkan karyawan pada suatu jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang dimilikinya berarti para karyawan telah diberi kesempatan untuk mengembangkan diri dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin.
Tujuan menyusun spesifikasi jabatan
- Menemukan pekerja yang prospektif ,Spesifikasi jabatan penting dalam mendapatkan calon karyawan untuk pekerjaan tertentu sesuai rumusan spesifikasi jabatan yang ada . juga akan membantu dalam proses seleksi, serta membantu menyediakan daftar pertanyaan penting untuk wawancara sesuai isi spesifikasi jabatan yang ada.
- Rincian spesifikasi jabatan yang ada dalam recruitment merupakan gambaran calon pekerja .Sebuah spesifikasi pekerjaan akan menjadi perkenalan pertama untuk calon. Oleh karena itu penting bahwa itu adalah profesional dan menggambarkan citra yang tepat. Sehingga ketika Anda menyusun spesifikasi anda akan menarik kandidat yang sesuai.
- . Mengatur kompetensi organisasi ,Organisasi harus menetapkan kompetensi inti dan spesifikasi pekerjaan yang akan membantu mereka untuk melaksanakan program kompetensi yang sesuai.
- Spesifikasi pekerjaan penting dalam mengidentifikasi kompetensi Karyawan.Organisasi dapat mengidentifikasi tugas yang tepat dan kompetensi dari posisi pekerja.
- Sebagai Orientasi untuk calon.Calon dapat menentukan apakah dirinya ber kualifikasi sesuai dengan spesifikasijabatan yang ada
Manfaat Uraian dan Spesifikasi Jabatan
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisis Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:
- Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
- Sebagai dasar untuk menentukan standar hasil kerja seseorang
- Sebagai dasar untuk melakukan rekruitmen, seleksi, dan penempatan pegawai baru
- Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
- Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
- Untuk rnerencanakan perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja
- Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja.
Konten Spesifikasi Jabatan
- Ketrampilan,Setiap jabatan memerlukan ketrampilan yang berbeda-beda untuk membantu menjalankan suatu pekerjaan nantinya. Oleh sebab itu, seorang pekerja harus memiliki ketrampilan tertentu agar mampu bekerja secara optimal. Ketrampilan dalam bekerja menurut Suparno dibedakan menjadi 2 yaitu umum dan khusus.
Macam-macam ketrampilan khusus:
- Ketrampilan dalam bidang ilmu sesuai dengan jurusan yang diambilnya
- Ketrampilan dalam menganalisis
- Ketrampilan dalam kewirausahaan
- Ketrampilan dalam wawasan bisnis
Sedangkan macam ketrampilan secara umum, yaitu:
- Ketrampilan komputer
- Ketrampilan berbahasa asing
- Ketrampilan berorganisasi/aktualisasi diri
- Ketrampilan mendapatkan informasi
- Ketrampilan dalam pengembangan mutualisasi diri
- Ketrampilan dalam simulasi kerja
- Pengetahuan,Tingkat pengetahuan yang dimiliki seseorang untuk mampu mengemban sebuah jabatan wajib disesuaikan dengan jabatan agar mampu menjalankan pekerjaannya dengan baik. Semakin tinggi jabatan, maka pengetahuan yang dimiliki juga harus tinggi. Diharapkan dengan adanya pengetahuan yang baik akan timbul peningkatan kinerja dari pegawai sehingga dapat memberikan kontribusi positif pada kemajuan organisasi. Akan tetapi, Teichler (1997; 1998) menyampaikan hasil survei di Eropa yang menunjukkan
Bahwa terlepas dari spesialisasi pendidikannya, lulusan perguruan tinggi diharapkan dapat fleksibel mampu dan mau memberikan kontribusi terhadap inovasi, mampu mengatasi ketidakpastian, siap untuk belajar sepanjang hidup, memiliki sensitifitas sosial dan keterampilan komunikasi, mampu bekerja dalam kelompok bertanggung jawab, menyiapkan diri untuk menghadapi kompetisi internasional, memiliki pengetahuan di luar wilayah spesifik keahliannya, dan mengerti bagaimana cara mengkombinasikan berbagai disiplin dan kreatif.
- Kemampuan,.Yorke dan Knight (2006) mengenalkan konsep ”ke-bekerja an” (employability) atau kemampuan bekerja yang didefinisikan sebagai sekumpulan pencapaian (achievement) meliputi keterampilan, pemahaman, dan atribut personal yang lebih memungkinan lulusan untuk memperoleh pekerjaan dan sukses dalam pilihan kerjanya serta memberi keuntungan bagi diri mereka sendiri, tenaga kerja, masyarakat, dan ekonomi secara keseluruhan. Selanjutnya, Yorke dan Knight (2006) menjelaskan bahwa ”ke-bekerja-an” sangat terkait dengan kapabilitas seperti dijelaskan oleh Stephenson (1998) bahwa lulusan yang kapabel memiliki kemampuan untuk: (Mengambil tindakan yang efektif dan tepat,Menjelaskan apa yang ingin mereka capai ,Hidup dan bekerja dengan yang lain .Dapat terus belajar baik secara individual maupun dengan yang lain dalam masyarakat yang beragam dan terus berubah.)
- Kepribadian,Seseorang harus mampu memahami kepribadiannya sendiri dan berusaha untuk menimbulkan kekuatan atau sisi positif dari kepribadian yang dimilikinya. Hal ini dilakukan terutama bila kepribadian ini merupakan faktor penting dan sangat berpengaruh besar dalam pekerjaan yang digelutinya (Littaeur, 1992). Kepribadian seseorang juga menentukan bagaimana hubungan yang akan terjalin antar pekerja saat harus bekerja dalam sebuah tim atau menjalin kerjasama dengan pekerja lain. Kepribadian seseorang juga dapat membantu memilih jenis pekerjaan yang tepat.
- Minat,Minat menurut JP Chaplin dalam Dictionary of Psychology, minat adalah sebuah perasaan yang menilai aktifitas, pekerjaan atau objek berharga atau dirinya sendiri. Kerja menurut Moekijat (1984:356) adalah usaha yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan dirinya sendiri atau kebutuhan umum. Jadi, minat kerja adalah sebuah perasaan yang menilai sebuah aktifitas, pekerjaan atau objek berharga atau berarti dirinya sendiri dalam memenuhi kebutuhan dirinya sendiri atau kebutuhan umum. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa minat kerja seseorang menentukan perilaku dan perbuatan seseorang.
Cara Menyusun Job Specification
Langkah 1: Mengumpulkan informasi pekerjaan, meliputi unsur:
- Menyiapkan daftar dari semua pekerjaan di perusahaan dan lokasi mereka berada.
- Kumpulkan semua deskripsi pekerjaan meliputi daftar tugas dan posisi.
Langkah 2: Set up prosedur instruksi kerja. Menyusun prosedur instruksi kerja, meliputi: :
- Prosedur
- Instruksi pekerjaan
- Mesin yang digunakan instruksi
- MSDS (material safety data sheet)
Langkah 3: Identifikasi spesifikasi pekerjaan untuk setiap tugas.
Langkah 4: Buat job specification
Unsur yang dispesifikasi:
- Administrasi, pimpinan dan manajer harus memiliki kemampuan di bidang perencanaan strategis dan pengembangan organisasi.
- Kemampuan untuk merancang dan melaksanakan pembangunan strategis dan sumber daya rencana, khususnya di bidang pelayanan, pengembangan pengembangan staf dan manajemen perubahan.
- Kemampuan untuk bekerja atas inisiatif sendiri, memprioritaskan pekerjaan, menangani tekanan dan mengambil keputusan mengenai jalannya organisasi.
- Kemampuan untuk mengembangkan, memantau dan memelihara informasi manajemen sistem dan prosedur.
- Kemampuan untuk melakukan penggalangan dana dan kegiatan pemasaran.
- Pengalaman tanggung jawab keuangan untuk anggaran, termasuk pengalaman SORP akuntansi pedoman dan rekening penghubung eksternal dengan auditor.
- Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dan langsung secara tertulis dan lisan dengan orang dari berbagai organisasi dan customer, menganalisis dan menginterpretasikan informasi kompleks untuk menghasilkan laporan lisan dan tertulis yang jelas.
- Kemampuan untuk memimpin dan memberikan kontribusi kepada tim.
- Mengetahui persyaratan yang berkaitan dengan pelayanan, pengembangan bisnis dan perekrutan staf dan sukarelawan.
