Pengertian Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan adalah proses sistematis untuk menentukan keterampilan-keterampilan, tugas-tug untuk mejalankanas, dan pengetahuan yang dibutuhka untuk mejalankan pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi, (Mondy,2008:95).
Menurut Sastrorhadiwiryo (2002:127), Analisis pekerjaan adalah aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya.
Analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai, (Hasibuan:2005:29).
Analisis pekerjaan adalah suatu prosedur untuk menetapkan cakupan pekerjaan dan karteria orang yang menangani pekerjaan itu, (http://www.slideshare.net/msahuleka/bab-3-analisis-pekerjaan).
Analisis pekerjaan adalah suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standart kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan, (Pasolina:2013).
Pengertian Analisis Jabatan
- Menurut Aldina (2013) Posisi sekumpulan tugas yang dilakukan oleh seorang pekerja, yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang pegawai. Analisis jabatan juga dapat diaplikasikan sebagai alat untuk perencanaan SDM pada tingkat menajerial, profesional dan teknikal.
- Analisis pekerjaan/jabatan → adalah pengumpulan, penilaian, dan penyusunan informasi secara sistematis mengenai tugas-tugas dalam perusahaan, yang biasanya dilakukan oleh seorang ahli yang disebut job analyst, Rivai (2013).
- Menurut Flippo (2013), Job analysis is the process of studying and collecting information relating to the operation and responsibilities of a spesific job.
- Menurut Dale Yoder (2013), Job analysis is the procedure by which the fact with respect to each job are sistematically discovered and noted. Its sometimes called job study, suggesting the care with which tasks, processes, responsibilities, and personnel requirements are investigated.
- Handoko (2001:32) menjelaskan analisis jabatan adalah suatu cara yang sistematik dalam mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasi informasi pekerjaan/jabatan.
- Gomes (2003:91) menjelaskan analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja yang dilaksanakan dengan cara mengamati atau mengadakan interview terhadap pekerja, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor.
Manfaat Analisa Jabatan
Menurut Nitisemito (1992), analisis jabatan bermanfaat sebagai :
- Landasan untuk melaksanakan mutasi.
- Landasan untuk melaksanakan promosi.
- Landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan.
- Landasan untuk melaksanakan kompensasi.
- Landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja.
- Landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan.
Simamora (2006:83-84), menyebutkan manfaat dari analisis pekerjaan adalah membantu dalam mengkomunikasikan harapan sebuah pekerjaan terhadap si pemegang jabatan, penyelia dan rekan sejawatnya. Dengan menjabarkan pekerjaan apa yang dibutuhkan, bagaimana kualifikasi orang yang akan memegangnya, kapan waktu yang dibutuhkan untuk menciptakan pekerjaan baru itu dan bagaiman syarat-syarat yang akan dibutuhkan maka akan terjadi efisiensi pemakaian tenaga kerja dan optimalisasi produktivitas. Secara lebih rinci simamora menjelaskan setidaknya terdapat sembilan manfaat dari analisa pekerjaan, yaitu:
- Analisis penyusunan kepegawaian,Dalam analisis penyusunan kepegawaian, seorang manajer akan mencari informasi tentang pekerjaan dan mengolahnya guna menyusun struktur kepegawaian, sehingga pendayagunaan para karyawan akan lebih optimal.
- Desain organisasi,Analisis pekerjaan bisa menjadi sejenis audit dalam suatu organisasi. Simamora (2006: 84) menyebutkan bahwa analisis pekerjaan sering diaplikasikan dalam desain dan redesain pekerjaan tertentu serta pekerjaan terkait lainnya yang tujuannya adalah untuk menciptakan perubahan perilaku organisasional yang signifikan.
- Redesain pekerjaan.Suatu pekerjaan dapat dikaji atau dikaji ulang ketika pekerjaan itu telah dipakai untuk meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan, mengeliminasi penanganan bahan yang tidak perlu dan duplikasi upaya, mengurangi kelelahan, meningkatkan tanggungjawab dan akhirnya memperbaiki kinerja pegawai.
- Telaah dan perencanaan kinerja.Analisis pekerjaan menciptakan informasi, perencanaan dan evaluasi kinerja lebih akurat dan hal itu merupakan hal yang bersifat fundamental.
- Suksesi manajemen,Kesuksesan manajemen tidak lepas dari analisis pekerjaan/jabatan karena profil pekerjaan yang dibuat akan menentukan apa saja aktifitas utama, persyaratan kualifikasi dari pekerja dan pertanggungjawaban dari setiap pekerja/pegawai. Profil posisi menentukan aktifitas dan kualifikasi yang dikehendaki serta mencari penerus untuk posisi tersebut apabila mereka keluar dari organisasi itu.
- Pelatihan dan pengembangan,Lewat analisis pekerjaan, program pelatihan dan pengembangan dari setiap lini dan lapisan organisasi akan mudah ditentukan. Deskripsi tugas pekerjaan merupakan materi yang membantu pembuatan isi program pelatihan.
- Jalur karir.Jalur karir merupakan penjabaran secara eksplisit dari urusan alternatif pekerjaan yang dapat diduduki oleh seorang individu dalam suatu karir organisasional. Ketika karyawan memiliki informasi tentang persyaratan pekerjaan, maka akan memungkinkan karyawan akan memiliki perencanaan karir yang baik
- Kriteria seleksi,Output dari analisa pekerjaan akan menjadi dasar kriteria seleksi karyawan baik pada awal rekrutmen maupun ketika akan dipromosikan atau penugasan selanjutnya.
- Evaluasi pekerjaan,Analisi pekerjaan memberikan deskripsi atau gambaran tentang suatu pekerjaan atau langsung pada penilaian terhadap sistem yang ada. Sehingga kita dapat mengetahui bagaimana kekuatan dan kelemahan dari suatu organisasi.
Tujuan Analisis Jabatan
Suatu analisis jabatan dilakukan dengan tujuan antara lain:
- Untuk memberi pengertian tentang tugas yang terkandung dalam suatu jabatan dan persyaratan yang harus dipenuhi oleh setiap orang yang menduduki jabatan tersebut.
- Dengan menggunakan hasil suatu analisa jabatan, kita akan memiliki dasar untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan MSDM lainnya, mulai dari prencanaan kebutuhan tenaga kerja sampai dengan pelaksanaan kegiatan pemeliharaannya.
- Untuk menciptakan SDM yang handal dalam meghadapi tantangan teknologi modern, merasakan kenyamanan dalam bekerja, bermartabat dan berkeadilan di dalam suatu perusahaan ada beberapa hal yang harus diperhatikan.
PRINSIP-PRINSIP ANALISA JABATAN
Moekijat (1999:18) menjelaskan bahwa ada beberapa prinsip dalam menganalisis jabatan, yaitu:
- Analisis jabatan hendaknya memberikan semua fakta yang penting yang ada hubungannya dengan jabatan.
- Analisis jabatan tunggal hendaknya dapat memberikan fakta-fakta yang diperlukan untuk bermacam-macam tujuan.
- Analisis jabatan hendaknya sering ditinjau kembali dan apabila perlu diperbaiki.
- Analisis jabatan hendaknya dapat menunjukkan unsur-unsur jabatan mana yang paling penting diantara beberapa unsur jabatan dalam tiap jabatan.
- Analisis jabatan hendaknya dapat memberikan informasi yang teliti dan dapat dipercaya.
TAHAP-TAHAP DALAM PROSES ANALISIS JABATAN
Menurut Hasibuan (2005:30) menjelaskan bahwa proses dalam menganalisis jabatan melalui langkah-langkah sebagai berikut:
- Menentukan penggunaan hasil informasi analisis jabatan, Adalah penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis jabatannya.
- Mengumpulkan informasi tentang latar belakang, Adalah penganalisis harus mengumpulkan, mengkualifikasi data, dan meninjau informasi latar belakang.
- Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalisis, Adalah penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan yang harus dianalisis.
- Mengumpulkan informasi analisis jabatan, Adalah penganalisis kemudian mengadakan analisis jabatan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan.
- Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan, Adalah analisis jabatan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan.
- Menyusun deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, Adalah penganalisis pekerjaan kemudian menyusun deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan.
- Meramalkan perkembangan perusahaan, Adalah penganalisis harus juga memperhitungkan atau meramalkan perkembangan deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan dalam perusahaan.
METODE-METODE ANALISIS JABATAN
Dessler (1997:93) menjelaskan bahwa terdapat empat metode dalam mengumpulkan informasi analisis jabatan, yaitu:
- Wawancara ,Ada tiga jenis wawancara yang digunakan untuk mengumpulkan data Analisis Jabatan, yaitu: wawancara individual dengan masing-masing karyawan, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang memiliki jabatan yang sama, dan wawancara penyelia dengan satu atau lebih penyelia yang benar-benar berpengetahuan tentang jabatan yang di analisis.
- Kuesioner ,Dengan cara meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah satu cara lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.
- Observasi ,Yaitu dilakukan dengan mengobservasi karyawan saat bekerja selama satu siklus (daur) kerja lengkap.
- Buku harian (diary/logs) Peserta ,Pendekatan lain adalah meminta karyawan membuat buku harian (diary/logs) atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari di perusahaan.
TUJUAN ANALISIS JABATAN
Mangkunegara (2007:14) menjelaskan tujuan analisis jabatan yang dikemukakan oleh Dale Yoder, yaitu sebagai berikut:
- Determining qualifications, required of job holders.
- Providing guidance in recruitment and selection.
- Evaluating current employes for transfer or promotion.
- Establishing requirements for training programs. Setting wage and salary levels and maintaining fairness in wage and
- salary administrations.
- Judging the merits of grievances that question assignments and compensation.
- Esthablising responsibility, accountability, and authority.
- Providing essential guides establishment of production standarts.
Sedang berkenaan dengan kegunanaan analisis jabatan/pekerjaan, Strauss, George (1991:9) menyatakan bahwa pengetahuan terperinci dan jelas mengenai tiap pekerjaan, adalah perlu untuk:
- Mengetahui bagaimana merekrut tenaga kerja dan menyewa siapa.
- Mengetahui harus membayar berapa karyawan pada satu pekerjaan, dibandingkan dengan mereka yang ada di pekerjaan lain (yakni, untuk evaluasi pekerjaan)
- Merencanakan tenaga kenaikan pangkat.
- Mengevaluasi keefektifan seleksi dan program pelatihan.
- Memenuhi syarat-syarat pemerintah tentang pengupahan pekerjaan yang adil.
TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROSES ANALISIS JABATAN
Menurut Hasibuan (2005:30) menjelaskan bahwa proses dalam menganalisis jabatan melalui langkah-langkah sebagai berikut:
- Menentukan penggunaan hasil informasi analisis jabatan, Adalah penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis jabatannya.
- Mengumpulkan informasi tentang latar belakang, Adalah penganalisis harus mengumpulkan, mengkualifikasi data, dan meninjau informasi latar belakang.
- Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalisis, Adalah penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan yang harus dianalisis.
- Mengumpulkan informasi analisis jabatan, Adalah penganalisis kemudian mengadakan analisis jabatan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan.
- Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan, Adalah analisis jabatan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan.
- Menyusun deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, Adalah penganalisis pekerjaan kemudian menyusun deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan.
- Meramalkan perkembangan perusahaan, Adalah penganalisis harus juga memperhitungkan atau meramalkan perkembangan deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan dalam perusahaan.
