Analisis Jabatan (Job Analysis)
”SUGIH ARTO PUJANGKORO”
BABI
PENDAHULUAN
1.1.Pengantar
Organisasi terdiri dari berbagai elemen yang salah satunya adalah sumber
daya manusia. Sedangkan sumberdaya lainnya adalah bahan, mesin/peralatan,
metoda/cara kerja dan modal. Berkenaan dengan sumberdaya organisasi perlu
diingat bahwa semua itu tidaklah tersedia secara berlimpah. Ada keterbatasan
yang mengakibatkan pemanfaatannya harus dilakukan secara cermat. Proses
manajemen yang balk harus bisa memanfaatkan keterbatasan tersebut demi
tercapainya tujuan organisasi.
Sebagaimana elemen organisasi yang lain sumberdaya manusia harus
dikelola dengan baik. Bahkan bisa dikatakan babwa pengelolaan organisasi pada
dasarnya adalah proses pengelolaan manusia. Semua organisasi apapun jenis,
ukuran, fungsi ataupun tujuannya harus beroperasi dengan dan melalui manusia.
Dibandingkan dengan elemen-elemen yang lain memang dapat dikatakan bahwa
manusia adalah merupakan elemen yang paling dinamis dan kompleks.
Seringkali effisiensi pelaksanaan organisasi tergantung pada pengelolaan
dan pendayagunaan manusia, itulah sebabnya maka setiap manajer harus
mampu bekerja secara efektif dengan manusia, dan harus mampu memecahkan
bermacam-macam persoalan sehubungan dengan pengelolaan sumberdaya
manusia. Pengelolaan sumberdaya manusia di dalam organisasi kemudian dikenal
dengan manajemen Personalia dan kemudian berkembang menjadi Manajemen
Sumberdaya Manusia.
1.2.Pengertian Manajemen Sumberdaya Manusia
Manajemen Sumberdaya Manusia dapat didefinisikan sebagai suatu proses
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumberdaya
dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Proses tersebut mencakup kegiatan-kegiatan perencanaan dan pengadaan tenaga kerja, seleksi dan penempatan pegawai, pengembangan personil melalui pendidikan dan pelatihan, integrasi personil kedalam organisasi dan pemeliharaannya (termasuk pemberian imbalan), penilaian terhadap hasil kerja serta juga pengembangan karir serta pemberhentian personil. Secara skematis
ruang lingkup manajemen sumberdaya manusia dapat dilihat pada Gambar-1.
1.3. Salah satu tugas manajemen adalah untuk mendayagunakan sumberdaya
Sasaran Manajemen Sumberdaya Manusia
manusia yang dimilikinya secara optimal. Pendayagunaan ini seringkali berarti
mengupayakan agar sumberdaya manusia itu mampu dan mau bekerja secara
optimal demi tercapainya tujuan organisasi. Upaya tersebut dilakukan melalui
proses manajemen terhadap sumberdaya manusia, dengan berbagai kegiatannya.
Manusia akan mau dan mampu untuk bekerja dengan dengan baik bilamana ia ditempatkan pada posisi dengan jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, serta bila mana ia bisa memenuhi kebutuhannya dengan melakukan pekerjaan itu. lni berarti bahwa perusahaan harus bisa menempatkan orang pada jabatan–jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, dengan tidak lupa mempertimbangkan upaya pemenuhan kebutuhannya.
Secara singkat dapat dikatakan bahwa manajemen sumberdaya manusia
sangat erat kaitannya dengan motto “The Right Man on the Right Place and the
Right Time”. Jadi manajemen sumberdya manusia pada saat yang tepat harus
bisa mengusahakan agar tenaga kerja itu ditempatkan pada posisi yang tepat
sesuai dengan minat dan kemampuannya.
BAB II
ANALISIS JABATAN
2.1. Pengantar
Untuk bisa menerapkan motto “The Right Man on the Right Place at the
Right Time” ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan,
maka unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur “PLACE-” nya, sebab
perusahaan sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia (MAN) bekerja.
Tempat bekerja ini seringkali secara lebih spesifik disebut sebagai JABATAN.
Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan
kadang-kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih
jauh. Untuk memperoleh keseragaman mengenai pengertian istilah JABATAN ini,
Departemen Tenaga Kerja memberikan penjelasan singkat mengenai arti dari
beberapa istilah yang berkaitan dengan jabatan, sebagai berikut:
- UNSUR
Ialah komponen yang paling kecil dari pekerjaan. Misalnya memutar,
menggosok, menarik, mengangkat, menekan dan sebagainya.
- TUGAS
Ialah sekumpulan dari beberapa UNSUR pekerjaan. Tugas merupakan
kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang
diperlukan dalam pelaksanaan kerja.
- KEDUDUKAN (POSISI)
Ialah sekumpulan TUGAS yang diberikan kepada seorang pegawai atau
pekerja, yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan
kepada seorang pegawai atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu
perusahaan atau instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau
pekerjanya.
- PEKERJAAN
Ialah sekumpulan KEDUDUKAN (POSISI) yang memiliki persamaan kewajiban
atau tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, satu pekeIjaan
dapat diduduki oleh satu orang, atau beberapa orang yang tersebar di
berbagai tempat.
JABATAN (JOB) Ialah sekumpulan PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang sama atauberhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta
kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama
meskipun tersebar di berbagai tempat. Setelah jelas apa yang dimaksud dengan JABATAN, belum berarti bahwa permasalahan sudah selesai. Terbatasnya pengetahuan tentang jabatan–jabatanyang ada dalam perusahaan seringkali terjadi karena tidak adanya keseragaman istilah (NAMA JABATAN) dan juga karena selalu terjadi perubahan-perubahan pada jabatan itu sendiri.
Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan–jabatan yang
mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama
adakalanya diberikan nama jabatan yang berbeda pada perusahaan yang
berbeda. Kebanyakan perusahaan hanya tahu bahwa misalnya mereka mempunyai
5 orang tukang ketik, 20 orang operator dan 8 orang ahli teknik. Namun apa
yang sebenarnya dilakukan oleh orang-orang tersebut belum tentu diketahui
secara jelas oleh perusahaan. Bahkan ironisnya para pemegang jabatan itu
sendiri kadangkala tidak tahu atau merasa ragu tentang sipa yang seharusnya ia
kerjakan. Untuk mengatasi hal ini, bisa dilakukan Analisa Jabatan. Suatu studi yang
secara sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan fakta yang
berhubungan dengan suatu jabatan
2.2. Peran Analisis Jabatan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia
Suatu pengetahuan yang eksplisit dan terperinci mengenai setiap jabatan
sangatlah diperlukan, antara lain untuk keperluan :
- Rekrutmen, seleksi dan penempatan tenaga kerja
- Menentukan besarnya upah
- Merancang jalur karir pekerja / pegawai
- Menetapkan beban kerja yang pantas dan adil
- Merancang program pendidikan dan pelatihan yang efektif
Selain memberikan manfaat bagi organisasi, analisa jabatan juga
bermanfaat bagi pegawai untuk mencapai tujuan-tujuan pribadinya. Dengan ditempatkan pada jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang ia miliki, berarti para pegawai tersebut telah diberikan kesempatan untuk mengembangkan dirinya dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin.
2.3. Analisis Jabatan
Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan
menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan
dengan masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur, yaitu :
- Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut
- Apa wewenang dan tanggung jawabnya
- Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan
- Bagaimana cara melakukannya
- Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya .
- Besarnya upah dan lamanya jam bekerja
- Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan
- Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut Dan lain-lain
Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber yaitu :
- Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian
- Pekerja yang bersangkutan
- Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu
- Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan
Berdasarkan sumber-sumber tersebut, pengumpulan informasi untuk analisa
jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara :
- Menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang Jabatan
- Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya
- Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau
- mempelajari buku catatan harian
Informasi yang diperoleh dari Analisa Jabatan ini dapat digolongkan dalam
beberapa butir berikut:
- Nama jabatan, lokasi ketja, range upah
- Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi
- Tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan pada
- pemangku jabatan
- Peralatan dan bahan yang digunakan
- Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko kerja
- Persyaratan fisik, mental, pengetahuan, pendidikan dan lain-lain
Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan
tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan
gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau
kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk :
1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )
a. Penyusunan organisasi baru
b. Penyempumaan organisasi yang sekarang
c. Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan
2. Kepegawaian
a. Rekrutmen seleksi/penempatan
b. Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)
c. Penyusunanjenjang karir (Career Planning)
d. Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c)
e. Program pelatihan
3. Ketatalaksanaan
a. Tata laksana
b. Tata kerja/prosedur
Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan
untuk hal atau kegiatan-kegiatan yang disebut dalam 1,2 dan 3 adalah hasil yang diperoleh dari proses analisis Jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-data
jabatan yang kemudian di susun secara sistematis dan terorganisir menjadi
informasi jabatan. Uraian tentang informasi jabatan ini biasanya disebut uraian
jabatan (Job Description).
Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :
- Uraian Jabatan (Job Description).
- Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)
2.3.1. Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan
tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta
yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk
menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya
pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan
wewenang masing-masing jabatan.
Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya
meliputi :
1. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan
nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan
2. lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut;
yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan
atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas
3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari
Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan
secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba
menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan
dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya
4. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan
nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat
pengawasan yang terlibat
5. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan
horizontal jabatan ini dengan jabatan–jabatan lainnya dalam hubungannya
dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja
6. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
7. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari
suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain
terutama kondisi kerja yang berbahaya
8. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas
2.3.2. Spesifikasi/Persyaratan Jabatan
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh
orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas
yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun
secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara
terpisah.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin
2.3.3. Kegunaan Analisa Jabatan
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan
mempunyai banyak manfaat, antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai
baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan
penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan
kerja
2.4. Pelaksanaan Analisis Jabatan
Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan,
penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :
1. Tahap persiapan dan perencanaan
2. Tahap pengumpulan data
3. Tahap pengolahan data Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan
sebagai berikut:
1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang
dilakukan adalah :
a. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan
bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.
b. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi
c. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan
menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll. )
d. Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode
yang akan digunakan.
e. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua
pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan. Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.
2. Tahap Pengumpulan Data
Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa
cara:
a. Metode Observasi dan Wawancara
Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara
langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan
mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi.
Sedangkan dalam metode wawancara,
petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan
b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )
Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan
kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa
bersifat “terbuka” (Open ended) artinya, penjawab harus memberikan
jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak
dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat “tertutup” (Closed), maka
pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal
menjawab ya/tidak, atau benar/salah.
c. Metode Studi Referensi
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan “ahli”, rujukan yang
ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan.
d. Metode Kombinasi
Metode int berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.
Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi
yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat
diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan
yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.
Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat
dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional,
kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang
jabatan yang bersangkutan.
Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak
semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan
baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya
bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran.
Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis
buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau
posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian
berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga
masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian
seperti pesuruh atau mekanik.
3. Tahap Pengo]ahan Data
Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:
1. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan
2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi
4. Analisa persyaratan jabatan
5. Menyusun uraian jabatan
6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem
personalia lainnya
7. Mempersiapkan rekomendasi
Bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai ; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.
2.5. Kesimpulan
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan yang sangat berguna untuk
berbagai keperluan perancang organisasi dan perancangan jabatan (Job Design)
adalah suatu keharusan dan harus dilakukan sejak awal. Untuk organisasi yang
masih baru dan strukturnya masih berkembang terus lebih baik menekankan
pada perancang jabatan (Job Design) dan membuat Uraian Jabatan yang fleksibel
sehingga bisa disesuaikan terus. Organisasi yang sudah mapan hendaknya
melaksanakan Analisis Jabatan. Tetapi mengingat perubahan-perubahan yang
terjadi dengan cepat, maka analisis jabatan harus diulangi paling lambat setiap 3
tahun sekali untuk mencek apakah informasi yang diperoleh masih benar.
Semua Personel Manager harus menguasai Teknik Analisis Jabatan dan
Perancangan Jabatan (Job Design) karena kegiatan ini merupakan basis kegiatan-
kegiatan lain di bidang manajemen sumber daya manusia.
BAB III
EVALUASI JABATAN DAN SISTEM PEMBERIAN IMBALAN
3.1. Sistem Pemberian Imbalan
Sistem pemberian imbalan (kompensasi) adalah merupakan hal yang
penting dalam perusahaan. Beberapa alasan mendasari pendapat ini antara lain
karena :
Seringkali imbalan adalah merupakan biaya dengan proporsi terbesar yang harus
dikeluarkan oleh perusahaan. Bisa merupakan daya tarik untuk mendapatkan
karyawan yang baik (bermutu)
Bisa menjadi perangsang bagi karyawan untuk meningkatkan prestasi kerjanya
Bisa menghindari munculnya ketidakpuasan kerja, atau dengan kata lain bisa
meningkatkan motivasi kerja serta loyalitas karyawan terhadap perusahaan
3.2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi KebijaksanaanImbalan /Penggajian
Dalam menetapkan kebijaksanaan berkenaan dengan masalah pemberian
imbalan (penggajian) ada beberapa faktor yang harus diperhatikan oleh
perusahaan, baik yang bersifat internal perusahaan maupun yang sifatnya
eksternal.
Faktor-faktor internal yang mempengaruhi antara lain adalah :
1. Kemampuan perusahaan untuk membayar
2. Eksistensi dari Serikat Pekerja
3. Karakteristik Pekerja.
Adalah baik sekali bilamana perusahaan bisa memberikan imbalan yang
sesuai dengan prestasi yang ditunjukkan oleh masing-masing pekerja,
pengalamannya atau tingkat pendidikannya
4. Karakteristik Pekerjaan.
Pemberian imbalanpun harus disesuaikan dengan berat / ringannya beban
kerja ataupun tanggung jawab yang harus di pikul oleh pekerja, termasuk di
sini kondisi tempat kerja ataupun besarnya resiko untuk mendapatkan
kecelakaan kerja
Sedangkan faktor-faktor eksternalnya antara lain adalah:
1. Keadaan pasar tenaga kerja, Kondisi tenaga kerja yang ada di pasar tenaga kerja seringkali punya pengaruh yang besar dalam menentukan besarnya imbalan / gaji yang akan diberikan. Hal ini berhubungan dengan prinsip “supply: demand” , dimana
imbalan akan tinggi bilamana tenaga kerja yang kita butuhkan termasuk
tenaga kerja yang langka atau yang sulit di peroleh di pasar tenaga kerja.
Sebaliknya, perusahaan bisa memberikan imbalan yang relatif rendah
bilamana tenaga kerja yang dibutuhkan banyak terdapat di pasar tenaga kerja.
2. Biaya hidup, Besarnya imbalan pertu disesuaikan dengan biaya hidup. Hal ini
menyebabkan besarnya imbalan, seringkali ditentukan berdasarkan daerah
dimana perusahaan berada.
3. Peraturan pemerintah, Seperti diketahui Pemerintah, dalam hal ini Departemen Tenaga Kerja telah menetapkan adanya gaji/upah minimum yang disusun berdasarkan
kebutuhan fisik minimum/kebutuhan hidup minimum
3.3. Falsafah Pemberian Imbalan
Sistem peemberian imbalan dirancang sedemikian rupa sehingga bersifat
ADIL dan KOMPETITIF. Kedua sifat tersebut akan dapat dipenuhi bilaman
perusahaan memperhatikan baik faktor-faktor internal maupun eksternal
perusahaan dalam menetapkan besarnya imbalan.
3.4. Proses Penetapan Sistem Imbalan
1. Analisa Jabatan, atau Penentuan Sasaran Jabatan.
Pada perusahaan yang baru berdiri, belum bisa dilakukan analisa jabatan.
Dalam kondisi demikian, paling tidak bisa dilakukan penentuan sasaran
jabatan. Output jabatan haruslah menjadi syarat bagi pemegang jabatan,
juga dalam penetapan imbalan. Dikenai adanya 3 kategori sasaran jabatan,
yaitu :
- sasaran RUTIN
- sasaran PEMECAHAN PERSOALAN
- sasaran PEMBAHARUAN
2. Evaluasi jabatan
Penentuan nilai jabatan, relatif terhadap jabatan lainnya yang ada dalam satu
perusahaan perlu dilakukan sebagai dasar untuk menentukan besarnya
imbalan yang adil
3. Survey Upah
Penelitian untuk mengetahui standard upah yang berlaku pada perusahaan-
perusahaan sejenis di daerah tempat perusahaan berada perlu dilakukan
untuk bisa menentukan besamya imbalan yang kompetitif.
4. Penetapan kebijakan
Kebijakan mengenai sistem imbalan ditetapkan oleh perusahaan, dengan
memperhatikan beberapa faktor antara lain:
- Peraturan Pemerintah
- Hukum
- Kondisi Ekonomi
- Kondisi Pasar Tenaga Kerja
- Kedudukan yang ingin di capai perusahaan ( citra )
4. Penetapan Harga Jabatan
Pada akhirnya perusahaan perlu menetapkan struktur imbalan/ kurva imbalan
untuk semua jabatan yang ada dalam perusahaan tersebut, mulai yang paling
rendah sampai yang paling tinggi.
Langkah-Iangkah dalam proses penetapan sistem imbalan ini secara skematis
dapat dilihat pada Gambar 2 berikut:
Gambar 2: Proses Penetapan Imbalan
3.5. Pengertian Evaluasi Jabatan
Evaluasi jabatan atau penilaian jabatan adalah suatu proses yang
sistematis dan teratur dalam menentukan nilai suatu jabatan, relatif terhadap
jabatan–jabatan lain yang ada dalam satu perusahaan.
Tujuan utama dari proses ini adalah untuk menentukan tingkat upah yang
tepat dan adil diantara jabatan–jabatan yang ada.
3.6. Langkah-langkah Evaluasi Jabatan
1. Mengumpulkan inforrnasi tentang jabatan (dengan menggunakan kuesioner,
wawancara langsung ataupun pengamatan) dan kemudian menyusun
informasi tersebut menjadi uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan. Langkah
nomor 1 ini biasa dikenal dengan sebutan Analisa Jabatan.
2. Menetapkan nilai relatif dari masing-masing jabatan dengan cara mempelajari
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan tersebut. Dikenal adanya 2 macam
metode untuk menentukan nilai jabatan ini, yaitu metode yang sifatnya Non-
Kuantitatif dan metode yang Kuantitatif
3.7. Metode-metode Evaluasi Jabatan
1. Metode Non-Kuantitatif:
a. Metode Penentuan Peringkat (Ranking Method)
b. Metode Klasifikasi (Grade/Classification Method)
2. Metode Kuantitatif:
a. Metode Perbandingan Faktor (Factor Comparison Method)
b. Metode Sistem angka (Point System Method)
3.7.1. Metode Penentuan Peringkat (Ranking Method)
Metode Penentuan Peringkat ini adalah metode yang paling sederhana
diantara metode-metode penilaian jabatan yang lain, yang hanya cocok untuk
diterapkan pada perusahaan kecil dengan jumlah jabatan yang sedikit.
Penilaian terhadap jabatan dilakukan oleh suatu Team Penilai yang khusus
dibentuk, yang biasanya terdiri dari orang-orang dalam perusahaan dengan
dibantu oleh konsultan ahli dalam bidang ini.
Dasar yang dipakai dalam menentukan nilai ini adalah hasil Analisa
Jabatan (yaitu Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan). Bilamana hasil analisa
jabatan ini tidak ada, maka team penilai menentukan peringkat dari masing-
masing jabatan tersebut berdasarkan interprestasi mereka terhadap kondisi dari
masing-masing pekerjaan (tercakup di sini antara lain keadaan tingkat kesulitan
dan volume pekerjaan, besarnya tanggung jawab yang harus dipikul,
pengawasan yang dilakukan/yang diterima, latihan dan pengalaman yang
dibutuhkan serta kondisi kerja).
a. Teknik-Teknik Penentuan Peringkat
Teknik I :
– Team berunding untuk menentukan jabatan tertinggi dan jabatan terendah
(sebagai batas atas dan batas bawah)
–Jabatan–jabatan lain kemudian dinilai dan ditempatkan/ diurutkan diantara
dua batas ini.
Teknik II :
– Perbandingan dilakukan secara berpasangan (Paired Comparison).
– Setiap jabatan diperbandingkan sepasang-sepasang dengan semua jabatan
lain.
Teknik III :
– Masing-masing anggota team penilai membaut urutan dari semua jabatan,
kemudian hasilnya dirata-ratakan
Teknik IV :
– Menggunakan peta struktur orgarusasi sebagai acuan
– Dalam hal ini urutan jabatan disesuikan dengan hierarki dalam peta struktur
organisasi
Kelebihan Metode Penentuan Peringkat adalah:
1) sederhana ;
2) cepat ;
3) murah
Kelemahan Metode Penentuan Peringkat adalah:
1) alasan penilaian tidak
jelas, hasilnya niiai kasar ;
2) subyektif (tergantung penilai) ;
3) sulit untuk dilakukan pada organisasi besar dengan jumlah jabatan yang terlaiu
banyak
b. Metode Klasifikasi (Grade / Classification Method)
Metode ini merupakan perbaikan dari Metode Penentuan Peringkat. Di sini team
penilai memulai kegiatannya sebagai berikut :
1) Menetapkan beberapa kelas / tingkatan jabatan
2) Team merumuskan ciri dari masing-masing kelas / tingkatan jabatan tersebut
secara lengkap.
3) Team memasukkan setiap jabatan yang ada pada kelas yang sesuai dengan
cara mencocokkan ciri kelas / tingkatan dengan interprestasi mereka tentang
ciri masing-masing jabatan (seperti tingkat kesulitannya, besarnya tanggung
jawab, latihan dan pengalaman yang dibutuhkan dan sebagainya
Kelebihan Metode Klasifikasi adalah:
1) sederhana / mudah ;
2) cepat ;
3)murah
Kelemahan Metode Klasifikasi adalah:
1) sulit untuk menetapkan kelas/
tingkatan tersebut ;
2) masih bersifat subyektif (tergantung penilai) ;
3)sulit untuk dilakukan pada organisasi besar dengan jumlah jabatan yang
terlalu banyak
c. Metode Perbandingan Faktor (Factor Comparison Method)
Metode ini sudah digolongkan ke dalam metode kuanitatif, karena sudah
berusaha untuk memberikan nilai kuantitatif pada masing-masing jabatan (bukan
hanya peringkat ataupun kelas / tingkatan ).
Langkah-langkah penentuan nilai relatif
1. Mengidentifikasi dan mendefinisikan faktor-faktor (dan sub faktornya, kalau
ada ) dari setiap jabatan yang akan di nilai .
Contoh :
FAKTOR SUB FAKTOR
1. Keterampilan (Skill)
1. Pendidikan
2. Inisiatif
3. Pengalaman
2. Usaha
4. Usaha Fisik
5. Usaha mental
3. Tanggung Jawab (T.J)
6. T.J atas pekerja
7. T.J atas uang
8. T.J atas peralatan
9. T.J atas bahan
4. Kondisi Kerja
10. Lingkungan kerja
11. Resiko Kerja
2. Memilih beberapa jabatan sebagai “Jabatan Kunci” (Key Jobs) yaitu jabatan–
jabatan yang :
Populer (ada [ada setiap perusahaan )
Upahnya telah sesuai
Terdefinisi ( tugas-tugasnya ) dengan jelas
3. Team penilai melakukan penilaian terhadap faktor-faktor dan sub faktor dari
jabatan–jabatan kunci tadi, dan menyusunnya berdasarkan peningkat.
5. Penilaian terhadap faktor-faktor (dan sub faktor) dari jabatan–jabatan yang
lain dapat dilakukan dengan cara membandingkannya terhadap faktor-faktor
(sub faktor) dari jabatan kunci.
d. Metode Sistem angka (Point System Method)
Metode ini adalah metode penilaian jabatan yang paling banyak dipakai
oleh perusahaan-perusahaan, sebab termasuk metode yang paling teliti dan
akurat (walaupun pelaksanaannya cukup rumit) Langkah-langkah Metode Sistem
Angka
1. Memilih faktor-faktor jabatan, yaitu ciri-ciri jabatan yang dianggap perlu di
bayar oleh perusahaan.
Contoh: Ketampanan wajah, bukan faktor yang perlu dinilai/dibayar oleh
perusahaan bagi jabatan pengali sumur.
Banyaknya faktor yang digunakan, bervariasi tergantung pada kondisi
perusahaan. Untuk pekerja langsung dan untuk tingkat manajemen, faktornya
juga berbeda. Pemilihan faktor ini dilakukan oleh team penilai. Adapun
contoh-contoh faktor penilaian dapat dilihat sebagai berikut.
Faktor-faktor dan sub faktornya rang biasa dinilai, antara lain:
A. PENDIDlKAN
A.1. Pendidikan Formal
A.2. Kursus/Latihan
A.3. Pengalaman
B. KETERAMPILAN
B.1. Keterainpilan Fisik
B.2. Keterampilan Mental
B.3. Keterampilan Bahasa
B.4. Keterampilan Analisis
B.5. Keterampilan Tangan (dexterity)
B.6. Keterampilan Sosiaf (bergaul)
B.7. Keterampilan untuk mengambil keputusan
C. USAHA
C.1. Usaha Fisik
C.2. Usaha Mental
D. TANGGUNG JAWAB
D.1. Tanggung jawab atas Ruang
D.2. Tanggungjawab atas Peralatan
D.3. Tanggungjawab atas bahan
D.4. Tanggungjawab atas Keamanan/Keselamatan Kerja
D.5. Tanggungjawab atas Rahasia Perusahaan
E. KONDISI KERJA
E.1. lingkungan kerja
E.2. Resiko Mengalami Kecelakaan Kerja
2. Menyusun definisi dan derajat dari masing-masing faktor (dan sub faktornya).
Defenisi faktor dan sub faktor yang dibuat haruslah jelas, mudah dimengerti
dan tidak mempunyai arti ganda. Derajat faktor juga harus dirumuskan
dengan jelas dan tidak bertumpang tindih. Jumlah derajat diusahakan
minimum, dengan syarat dapat membedakan secara adil setiap jabatan yang
dinilai
3. Menentukan bobot relatif dari masing-masing faktor dan sub faktor. Dibuat
berdasarkan kesepakatan antara anggota team penilai dan pimpinan
perusahaan. Penentuan bobot ini boleh dikatakan bersifat subyektif.
4. Menentukan nilai angka untuk setiap faktor/sub faktor, dengan urut-urutan
langkah sebagai berikut :
a. Menentukan nilai maksimum dari keseluruhan nilai yang akan digunakan
b. Menentukan nilai masing-masing faktor/sub faktor yaitu dengan cara
mengalikan bobot faktor tadi dengan nilai maksimum
c. Menentukan nilai untuk masing-masing derajat
5. Menghitung nilai dari setiap jabatan
WIWIN SUMBER ”SUGIH ARTO PUJANGKORO”
Daftar Pustaka
Husna Suad & Heiddjrachman (1997). Manajemen Personalia. Penerbit BPFE.Yogyakarta.
Moekiat (1998). Analisis Jabatan. Penerbit Mandar Maju. Bandung
Saydam GouzaJi (1996). Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit Djambatan.
Wexley Kenneth N & Yulk Gary (1992). Perilaku Organisasi dan Psikologi
Personalia. Penerbit Rineka Cipta.
